Cum să comunici eficient cu furnizorii chinezi? (O perspectivă europeană)

Crezi că ești înțeles, nu se pun întrebări, auzi multe „da”, închei ședința cu multe speranțe bune. Apoi, două săptămâni mai târziu, afli ceva care nu este ceea ce credeai că ați convenit. Te simți confuz, începi o nouă ședință, petreci timp clarificând, corectând și reelaborând, din nou nu se pun întrebări și auzi multe „da” a doua oară, închei ședința și speri la ce e mai bine. Va mai fi și a treia oară? Se poate.

Este limba engleză problema? Uneori este corect. Dar, de foarte multe ori, aceasta nu este cauza principală.

Din experiența mea personală, problemele de eficiență în comunicare pot fi cauzate de trei motive. Unul este înțelegerea afacerii în sine, iar această postare nu este destinată acestei probleme. Al doilea este competențele lingvistice. Al treilea este ceea ce se află în spatele limbajului:cultură și valori.

1. Competențe lingvistice: de la e-mailuri la apeluri telefonice

Competențele lingvistice au patru aspecte: ascultare, vorbire, citire, scriere.

Datorită tehnologiilor moderne, cititul și scrisul, adică e-mailurile, nu mai reprezintă o problemă astăzi. Furnizorii chinezi redactează adesea în chineză și traduc folosind Google Translate sau diverse instrumente de inteligență artificială. IA (Large Language Models - Modele Lingvistice Mari) este în mod natural pricepută la traducerea unei limbi în alta. În cazul lui Glob-el, colegii mei chinezi scriu mult mai bine decât mine cu ajutorul IA, iar IA poate chiar imita tonul scrierii tale - destul de uimitor.

Totuși, ascultarea și vorbirea pot fi în continuare o problemă. Prin urmare, comunicarea eșuează cel mai adesea încomunicare în timp real—față în față, apeluri video (de exemplu, ședințe Teams) și apeluri telefonice.

• Comunicare față în fațăde obicei este mai ușor. Ai limbaj corporal, poți arăta cu degetul spre desene, poți încetini, poți vedea dacă cineva pare nesigur în legătură cu anumite aspecte și poți explica puțin mai multe.

• Apeluri videosunt mai dificile. Ședințele de echipă au devenit destul de comune și știi cum funcționează în comparație cu ședințele fizice. Multe mici neînțelegeri trec neobservate în timpul procesului și se pot acumula, iar oamenii își pot pierde concentrarea, astfel încât unele detalii sunt omise.

• Apeluri telefonicesunt cele mai dificile. Sunetul pur elimină prea multe semnale (conform studiilor, doar 7% din informații sunt exprimate prin limbajul în sine). Dacă subiectul este complex, de exemplu, parcurgerea specificațiilor, un apel telefonic poate fi riscant.

Aproape toți colegii mei chinezi de la Glob-el se descurcă foarte bine cu e-mailurile; unii dintre ei ar putea deveni nervoși când vine vorba de ședințele Teams, iar doar cei mai pricepuți pot stăpâni apelurile telefonice.

Este întotdeauna o provocare când un client nou și un furnizor nou încep să discute despre proiecte complexe prin intermediul întâlnirilor Teams. Este ca o căsnicie; este nevoie de timp pentru a construi o chimie în echipă, plus că nivelul de încredere este de obicei scăzut la început, ceea ce face lucrurile și mai dificile. Există destul de multe cazuri în care lucrurile se blochează prin intermediul Teams, apoi trimitem ingineri pentru a avea întâlniri fizice cu clienții și totul se rezolvă rapid, ca prin miracol.

Însă unele proiecte tot dau greș chiar și atunci când limbajul este acceptabil. Asta ne aduce la a doua problemă.

2. Cultură și valori: barierele ascunse

În engleză, oamenii spun uneori „nu vorbim aceeași limbă”. E destul de amuzant, pentru că, în mod normal, atunci când oamenii spun asta, practic vorbesc aceeași limbă (engleza). Este vorba despre valori, iar valorile sunt strâns legate de cultură. Când echipele europene lucrează cu furnizori chinezi, diferența poate fi suficient de mare pentru a crea un adevărat șoc cultural.

Pentru a înțelege latura chineză, este util să ne amintim un lucru: cultura de afaceri chineză nu este un singur strat, iar stratul cel mai profund este încă...Cultura confucianistă, pur și simplu pentru că a modelat societatea timp de aproximativ două mii de ani. În ultimele decenii, există și alte straturi: comunism, economie de piață liberă, globalizare etc.

Trei dintre cele mai mari dificultăți pot fi cultura „Da, da, da”, cultura „pierderii reputației” și cultura „vitezei”.

Cultura „Da, da, da”

Aceasta este cea mai comună variantă. În multe contexte chinezești, a spune „nu” direct este nepoliticos sau chiar lipsit de respect. Așadar, „da” nu înseamnă întotdeauna acord. Poate însemna„Te aud.”Poate însemna'Voi încerca.'Poate însemna„Hai să nu blocăm conversația chiar acum.”

O abordare mai fiabilă este de anu mai pune întrebări cu da/nuca principală metodă de confirmare. În schimb, rugați-i să explice cerința în propriile cuvinte. Întrebați-i care cred că sunt următorii pași. Întrebați-i ce vor face și până când.

„Pierde-ți reputația” - Costul jenării publice

Oamenii spun adesea „Chinezilor le pasă de față (面子).” Este destul de adevărat, dar fața nu este fața fizică, ci „a fi respectat de ceilalți”, mai ales în public.

Sensul operațional este simplu:Nu-i faceți de râs pe chinezi în public.

Dacă îl provoci pe cineva foarte direct într-o ședință — mai ales în fața colegilor sau a managerului său — poți crea un moment de „pierdere a feței”. S-ar putea să nu observi imediat un conflict. De fapt, s-ar putea să vezi un acord politicos. Dar mai târziu s-ar putea să observi mai puțină deschidere, mai puțină onestitate și răspunsuri mai sigure.

Așadar, dacă scopul tău este să obții informații reale – constrângeri reale, îndoieli reale, riscuri reale – confruntarea publică este de obicei instrumentul greșit. În schimb, întreabă în privat atunci când este posibil. De aceea, „Ai înțeles?” este adesea o întrebare slabă. Invită la un „da” politicos, chiar și atunci când înțelegerea este incompletă.

Cultura „Viteză, viteză, viteză”

Poate ați auzit de celebra propoziție „Timpul înseamnă bani, eficiența înseamnă viață” rostită de președintele Deng. Aceasta este puternic înrădăcinată în sângele poporului chinez, iar chinezii prețuiesc adesea cu adevărat eficiența. Dar, în multe medii, eficiența este interpretată ca viteză: decide rapid, execută rapid, livrează rapid.

Pentru clienții europeni, modelul poate arăta astfel: furnizorul chinez este rapid, receptiv, energic, dar rezultatul nu este cel așteptat.Viteza are prioritate față de calitate, ceea ce ar trebui să fie invers - cuvântul „eficiență” are sens doar atunci când calitatea este corectă.

Problema nu se rezolvă spunându-le oamenilor să „încetinească”. Asta rareori funcționează. Soluția practică este săadăugați porți cu criterii clare(desene, prototipuri, mostre tehnice, mostre finale etc.) și asigurați-vă că este într-adevăr înțeles și verificat de către ei înainte de a vi-l trimite. Când faceți acest lucru, viteza devine un avantaj în loc de un risc.

Găsirea echilibrului potrivit

Dacă problema constă în abilitățile lingvistice, diferite instrumente pot ajuta, iar acestea se vor îmbunătăți în continuare. Dacă problema constă în cultura și valorile, acestea nu se schimbă rapid. Procesele trebuie proiectate astfel încât să nu dăuneze proiectului.

Și, în cele din urmă, există o metodă mult mai simplă:să lucreze cu furnizori chinezi care sunt deja obișnuiți cu clienții europeni.Ei înțeleg atât cultura occidentală, cât și cultura chineză, știu unde pot merge lucrurile prost și au o vastă experiență în ceea ce privește modul de a face lucrurile să funcționeze. Îi aleg pe oamenii potriviți și îi instruiesc, astfel încât să nu simți comunicarea ca pe o problemă.