Ako efektívne komunikovať s čínskymi dodávateľmi? (Európska perspektíva)

Myslíte si, že ste pochopení, nevzniknú žiadne otázky, počujete veľa „áno“ a stretnutie ukončíte s mnohými dobrými nádejami. Potom o dva týždne neskôr dostanete niečo, na čom ste sa, ako ste si mysleli, nedohodli. Cítite sa zmätení, začnete nové stretnutie, strávite čas objasňovaním, opravovaním a prepracovávaním, opäť nevzniknú žiadne otázky a druhýkrát počujete veľa „áno“, stretnutie ukončíte a dúfate v to najlepšie. Bude aj tretíkrát? Možno.

Je problémom anglický jazyk? Niekedy je to pravda. Ale veľmi často to nie je hlavná príčina.

Z mojej osobnej skúsenosti môžu byť problémy s efektívnosťou komunikácie spôsobené tromi dôvodmi. Prvým je pochopenie samotného podnikania a tento príspevok nie je určený na riešenie tohto problému. Druhým sú jazykové zručnosti. Tretím je to, čo sa skrýva za jazykom:kultúra a hodnoty.

1. Jazykové zručnosti: Od e-mailov po telefonáty

Jazykové zručnosti majú štyri aspekty: počúvanie, hovorenie, čítanie, písanie.

Vďaka moderným technológiám už dnes čítanie a písanie, teda e-maily, nie je problémom. Čínski dodávatelia často píšu v čínštine a prekladajú pomocou Google Translate alebo rôznych nástrojov umelej inteligencie. AI (Large Language Models) je prirodzene zručná v preklade z jedného jazyka do druhého. V prípade Glob-ela moji čínski kolegovia píšu s pomocou umelej inteligencie oveľa lepšie ako ja a umelá inteligencia dokáže dokonca napodobniť tón vášho písania – čo je naozaj úžasné.

Počúvanie a rozprávanie však môžu byť stále problémom. Preto komunikácia najčastejšie zlyháva práve tam, kdekomunikácia v reálnom čase—osobne, videohovory (napr. stretnutia v Teams) a telefonické hovory.

• Osobná komunikáciaje to zvyčajne jednoduchšie. Používate reč tela, môžete ukazovať na kresby, môžete spomaliť, môžete vidieť, či niekto vyzerá neisto v určitých bodoch, a vysvetliť to trochu viac.

• Videohovorysú ťažšie. Tímové stretnutia sa stali pomerne bežnými a viete, ako to funguje v porovnaní s fyzickými stretnutiami. Mnoho malých nedorozumení zostane počas procesu nepovšimnutých a môžu sa hromadiť a ľudia môžu stratiť sústredenie, takže niektoré detaily uniknú.

• Telefonické hovorysú najťažšie. Čistý zvuk odstraňuje príliš veľa signálov (podľa štúdií je iba 7 % informácií vyjadrených prostredníctvom samotného jazyka). Ak je vaša téma zložitá, napr. prechádzanie špecifikácií – telefonát môže byť riskantný.

Takmer všetci moji čínski kolegovia z Glob-elu si veľmi dobre rozumejú s e-mailami; niektorí z nich môžu byť nervózni, pokiaľ ide o stretnutia v Teamse, a telefonovanie zvládnu len tí najskúsenejší.

Vždy je náročné, keď sa nový zákazník a nový dodávateľ začnú rozprávať o zložitých projektoch prostredníctvom stretnutia v Teamse. Je to ako manželstvo; vybudovanie tímovej chémie si vyžaduje čas a navyše úroveň dôvery je na začiatku zvyčajne nízka, čo veci ešte viac komplikuje. Existuje pomerne veľa prípadov, keď sa veci zaseknú kvôli Teamsu, potom posielame inžinierov na fyzické stretnutia so zákazníkmi a všetko sa vyrieši rýchlo, ako zázrakom.

Niektoré projekty sa však stále pokazia, aj keď je jazyk v poriadku. To nás privádza k druhému problému.

2. Kultúra a hodnoty: Skryté bariéry

V angličtine ľudia niekedy hovoria „nehovoríme rovnakým jazykom“. To je celkom vtipné, pretože keď to ľudia hovoria, zvyčajne hovoria prakticky rovnakým (anglickým) jazykom. Ide o hodnoty a hodnoty sú veľmi úzko prepojené s kultúrou. Keď európske tímy spolupracujú s čínskymi dodávateľmi, rozdiel môže byť dostatočne veľký na to, aby spôsobil skutočný kultúrny šok.

Aby sme pochopili čínsku stránku, je užitočné pamätať na jednu vec: čínska obchodná kultúra nie je jedna vrstva a najhlbšia vrstva je stáleKonfuciánska kultúra, jednoducho preto, že formovala spoločnosť približne dvetisíc rokov. V posledných desaťročiach máte aj ďalšie vrstvy: komunizmus, ekonomiku voľného trhu, globalizáciu atď.

Tri najväčšie ťažkosti môžu byť kultúra „áno, áno, áno“, kultúra „straty tváre“ a kultúra „rýchlosti“.

Kultúra „Áno, áno, áno“

Toto je najbežnejší prípad. V mnohých čínskych kontextoch je priame „nie“ nezdvorilé alebo dokonca neúctivé. Takže „áno“ nie vždy znamená súhlas. Môže to znamenať„Rozumiem.“Môže to znamenať„Pokúsim sa.“Môže to znamenať„Neblokujme teraz konverzáciu.“

Spoľahlivejší prístup jeprestaňte klásť otázky áno/nieako vašu hlavnú metódu potvrdenia. Namiesto toho ich požiadajte, aby požiadavku vysvetlili vlastnými slovami. Opýtajte sa ich, aké sú ďalšie kroky. Opýtajte sa ich, čo urobia a dokedy.

„Strata tváre (面子)“ – Cena za verejné zahanbenie

Ľudia často hovoria: „Číňanom záleží na tvári (面子)“. To je celkom pravda, ale tvár nie je fyzická, ale „získanie rešpektu od ostatných“, najmä na verejnosti.

Operatívny význam je jednoduchý:Nezahanbujte Číňanov na verejnosti.

Ak niekoho na stretnutí veľmi priamo vyzvete – najmä pred kolegami alebo pred jeho manažérom – môžete vytvoriť moment „straty tváre“. Konflikt si možno hneď nevšimnete. V skutočnosti môžete vidieť zdvorilý súhlas. Neskôr však môžete vidieť menej otvorenosti, menej úprimnosti a viac bezpečných odpovedí.

Takže ak je vaším cieľom získať skutočné informácie – skutočné obmedzenia, skutočné pochybnosti, skutočné riziká – verejná konfrontácia je zvyčajne nesprávnym nástrojom. Namiesto toho sa pýtajte súkromne, kedykoľvek je to možné. Preto je otázka „Rozumiete?“ často slabá. Vyzýva k zdvorilému „áno“, aj keď pochopenie nie je úplné.

Kultúra „Rýchlosť, rýchlosť, rýchlosť“

Možno ste už počuli o slávnom výroku predsedu Tenga Číny „Čas sú peniaze, efektívnosť je život“. Číňanom je tento výrok silne vrytý do krvi a Číňania si často efektívnosť skutočne cenia. V mnohých prostrediach sa však efektívnosť interpretuje ako rýchlosť: rýchlo sa rozhodnúť, rýchlo vykonať, rýchlo dodať.

Pre európskych zákazníkov môže vzorec vyzerať takto: čínsky dodávateľ je rýchly, pohotový, energický, ale výstup nie je taký, aký ste očakávali.Rýchlosť preváži nad kvalitou, čo by malo byť naopak – slovo „efektívnosť“ má význam iba vtedy, keď je kvalita správna.

Toto sa nevyrieši tým, že ľuďom poviete, aby „spomalili“. To zriedka funguje. Praktickým riešením jepridať brány s jasnými kritériami(výkresy, prototypy, technické vzorky, finálne vzorky atď.) a uistite sa, že im skutočne rozumejú a skontrolujú ich pred odoslaním. Keď to urobíte, rýchlosť sa stane výhodou namiesto rizika.

Nájdenie správnej rovnováhy

Ak je problémom jazykové zručnosti, môžu pomôcť rôzne nástroje a tie sa budú neustále zlepšovať. Ak je problémom kultúra a hodnoty, nemenia sa rýchlo. Navrhujete procesy tak, aby nepoškodili projekt.

A nakoniec existuje oveľa jednoduchší spôsob:spolupracovať s čínskymi dodávateľmi, ktorí sú už zvyknutí na európskych zákazníkov.Rozumejú západnej aj čínskej kultúre, vedia, kde sa môžu veci pokaziť a majú bohaté skúsenosti s tým, ako to dosiahnuť. Vyberajú si správnych ľudí a školia ich, takže komunikáciu nepociťujete ako problém.