Hvordan kommunisere effektivt med kinesiske leverandører? (Et europeisk perspektiv)

Du tror du blir forstått, ingen spørsmål blir stilt, du hører mange «ja», du avslutter møtet med mange gode forhåpninger. Så to uker senere får du noe som ikke er det du trodde dere var enige om. Du føler deg forvirret, du starter et nytt møte, bruker tid på å avklare, korrigere og omarbeide, igjen ingen spørsmål blir stilt, og du hører mange «ja» andre gang, du avslutter møtet og håper på det beste. Blir det en tredje gang? Kan det bli.

Er det det engelske språket som er problemet? Noen ganger er det riktig. Men veldig ofte er det ikke den underliggende årsaken.

Etter min personlige erfaring kan problemer med kommunikasjonseffektivitet skyldes tre årsaker. Den ene er forståelse av selve virksomheten, og dette innlegget er ikke ment for dette problemet. Den andre er språkferdigheter. Den tredje er hva som ligger bak språket:kultur og verdier.

1. Språkferdigheter: Fra e-poster til telefonsamtaler

Språkferdigheter har fire aspekter: Lytting, snakking, lesing og skriving.

Takket være moderne teknologi er ikke lesing og skriving, dvs. e-post, lenger et problem i dag. Kinesiske leverandører skriver ofte på kinesisk og oversetter ved hjelp av Google Translate eller diverse AI-verktøy. AI (store språkmodeller) er naturlig dyktig til å oversette ett språk til et annet. I Glob-els tilfelle skriver mine kinesiske kolleger mye bedre enn meg ved hjelp av AI, og AI kan til og med etterligne tonen i skrivingen din – ganske utrolig.

Likevel kan lytting og snakking fortsatt være et problem. Derfor er det der kommunikasjonen oftest sviktersanntidskommunikasjon– ansikt til ansikt, videosamtaler (f.eks. Teams-møter) og telefonsamtaler.

• Ansikt-til-ansikt-kommunikasjoner vanligvis enklere. Du har kroppsspråk, du kan peke på tegninger, du kan senke farten, du kan se om noen ser usikre ut på visse punkter og forklare litt mer.

• Videosamtalerer vanskeligere. Teammøter har blitt ganske vanlige, og du vet hvordan det fungerer sammenlignet med fysiske møter. Mange små misforståelser går ubemerket hen underveis i prosessen og kan hope seg opp, og folk kan miste fokus slik at noen detaljer blir oversett.

• Telefonsamtalerer de vanskeligste. Ren lyd fjerner for mange signaler (ifølge studier uttrykkes bare 7 % av informasjonen via selve språket). Hvis emnet ditt er komplekst, f.eks. å gå gjennom spesifikasjoner, kan en telefonsamtale være risikabelt.

Nesten alle mine globale kinesiske kolleger er veldig flinke med e-post; noen av dem kan bli nervøse når det gjelder Teams-møter, og bare de dyktigste mestrer telefonsamtaler.

Det er alltid utfordrende når en ny kunde og en ny leverandør begynner å snakke om komplekse prosjekter via Teams-møter. Det er som ekteskap; det tar tid å bygge opp teamkjemi, pluss at tillitsnivået vanligvis er lavt i starten, noe som gjør ting enda vanskeligere. Det er ganske mange tilfeller der ting kjører seg fast i Teams, så flyr vi ingeniører til fysiske møter med kunder, og alt blir løst raskt, som et mirakel.

Men noen prosjekter går fortsatt galt selv når språket er i orden. Det bringer oss til det andre problemet.

2. Kultur og verdier: De skjulte barrierene

På engelsk sier folk noen ganger «vi snakker ikke samme språk». Dette er ganske morsomt, for vanligvis når folk sier det, snakker de praktisk talt samme (engelske) språk. Det handler om verdier, og verdier er veldig knyttet til kultur. Når europeiske team jobber med kinesiske leverandører, kan forskjellen være stor nok til å skape et skikkelig kultursjokk.

For å forstå den kinesiske siden, er det nyttig å huske én ting: Kinesisk forretningskultur er ikke ett enkelt lag, og det dypeste laget er fortsattKonfuciansk kultur, rett og slett fordi det formet samfunnet i rundt to tusen år. I de siste tiårene har du også fått flere lag: kommunisme, fri markedsøkonomi, globalisering, osv.

De tre største vanskelighetene kan være «ja, ja, ja»-kulturen, «miste ansikt»-kulturen og «farts»-kulturen.

«Ja, ja, ja»-kulturen

Dette er den vanligste. I mange kinesiske sammenhenger er det uhøflig eller til og med respektløst å si «nei» direkte. Så «ja» betyr ikke alltid enighet. Det kan bety«Jeg hører deg.»Det kan bety«Jeg skal prøve.»Det kan bety«La oss ikke blokkere samtalen akkurat nå.»

En mer pålitelig tilnærming er åslutt å stille ja/nei-spørsmålsom din viktigste bekreftelsesmetode. Be dem heller om å forklare kravet med egne ord. Spør hva de tror de neste stegene er. Spør hva de vil gjøre, og innen når.

'Miste ansikt (面子)' - Kostnaden for offentlig forlegenhet

Folk sier ofte at «kinesere bryr seg om ansiktet (面子).» Det er helt sant, men ansiktet er ikke det fysiske ansiktet, men «å bli respektert av andre», spesielt offentlig.

Den operative betydningen er enkel:Ikke gjør kinesere flaue offentlig.

Hvis du utfordrer noen veldig direkte i et møte – spesielt foran kolleger eller foran sjefen deres – kan du skape et «miste ansikt»-øyeblikk. Du ser kanskje ikke en konflikt med en gang. Faktisk kan du se høflig enighet. Men senere kan du se mindre åpenhet, mindre ærlighet og tryggere svar.

Så hvis målet ditt er å få reell informasjon – reelle begrensninger, reell tvil, reell risiko – er offentlig konfrontasjon vanligvis feil verktøy. Spør heller privat når det er mulig. Det er derfor «Forstår du?» ofte er et svakt spørsmål. Det inviterer til et høflig «ja», selv når forståelsen er ufullstendig.

«Fart, fart, fart»-kultur

Du har kanskje hørt den berømte setningen «Tid er penger, effektivitet er liv» av styreleder Deng. Dette har dypt rotfestet seg i det kinesiske folks blod, og kinesere verdsetter ofte genuint effektivitet. Men i mange miljøer tolkes effektivitet som fart: bestem raskt, utfør raskt, lever raskt.

For europeiske kunder kan mønsteret se slik ut: den kinesiske leverandøren er rask, responsiv og energisk, men resultatet er ikke det du forventet.Hastighet overstyrer kvalitet, som burde være omvendt – ordet «effektivitet» er bare meningsfullt når kvaliteten er riktig.

Dette løses ikke ved å si til folk at de skal «roe ned farten». Det fungerer sjelden. Den praktiske løsningen er ålegg til porter med klare kriterier(tegninger, prototyper, ingeniørprøver, sluttprøver osv.), og sørg for at det virkelig er forstått og sjekket av dem før det sendes til deg. Når du gjør dette, blir hastighet en fordel i stedet for en risiko.

Å finne den rette balansen

Hvis problemet er språkferdigheter, kan forskjellige verktøy hjelpe, og de vil fortsette å forbedre seg. Hvis problemet er kultur og verdier, blir de ikke endret raskt. Du utformer prosesser slik at de ikke skader prosjektet.

Og til slutt finnes det en mye enklere måte:samarbeide med kinesiske leverandører som allerede er vant til europeiske kunder.De forstår både vestlig kultur og kinesisk kultur, de vet hvor ting kan gå galt, og de har god erfaring med hvordan de skal få det til å fungere. De velger de riktige menneskene og opplærer dem, slik at du ikke føler kommunikasjon som et problem.