Hvordan kommunikerer man effektivt med kinesiske leverandører? (Et europæisk perspektiv)

Du tror, ​​du bliver forstået, ingen spørgsmål stillet, du hører en masse 'ja', du afslutter mødet med mange gode forhåbninger. Så to uger senere får du noget, der ikke er, hvad du troede, I var enige om. Du føler dig forvirret, du starter et nyt møde, bruger tid på at afklare, rette og omarbejde, igen ingen spørgsmål stillet, og du hører en masse 'ja' anden gang, du afslutter mødet og håber på det bedste. Kommer der en tredje gang? Det kan det.

Er det det engelske sprog, der er problemet? Nogle gange er det korrekt. Men meget ofte er det ikke den grundlæggende årsag.

Efter min personlige erfaring kan problemer med kommunikationseffektivitet skyldes tre årsager. Den ene er forståelse af selve virksomheden, og dette indlæg er ikke ment som en løsning på dette problem. Den anden er sprogfærdigheder. Den tredje er, hvad der ligger bag sproget:kultur og værdier.

1. Sprogfærdigheder: Fra e-mails til telefonopkald

Sprogfærdigheder har fire aspekter: Lytte, tale, læse og skrive.

Takket være moderne teknologier er læsning og skrivning, dvs. e-mails, ikke længere et problem i dag. Kinesiske leverandører skriver ofte på kinesisk og oversætter ved hjælp af Google Translate eller forskellige AI-værktøjer. AI (Large Language Models) er naturligt dygtig til at oversætte et sprog til et andet. I Glob-els tilfælde skriver mine kinesiske kolleger meget bedre end mig ved hjælp af AI, og AI kan endda efterligne tonen i din skrivning – ret fantastisk.

Det kan dog stadig være et problem at lytte og tale. Derfor er kommunikationen oftest et problem.kommunikation i realtid—ansigt til ansigt, videoopkald (f.eks. Teams-møder) og telefonopkald.

• Ansigt-til-ansigt kommunikationer normalt lettere. Du har kropssprog, du kan pege på tegninger, du kan sætte farten ned, du kan se om nogen ser usikker ud over bestemte punkter og forklare lidt mere.

• Videoopkalder sværere. Teammøder er blevet ret almindelige, og du ved, hvordan det fungerer sammenlignet med fysiske møder. Mange små misforståelser går ubemærket hen under processen og kan ophobe sig, og folk kan miste fokus, så nogle detaljer bliver overset.

• Telefonopkalder de sværeste. Ren lyd fjerner for mange signaler (ifølge undersøgelser udtrykkes kun 7% af informationen via selve sproget). Hvis dit emne er komplekst, f.eks. gennemgang af specifikationer, kan et telefonopkald være risikabelt.

Næsten alle mine globale kinesiske kolleger er meget dygtige til e-mails; nogle af dem kan blive nervøse, når det kommer til Teams-møder, og kun de dygtigste kan mestre telefonopkald.

Det er altid udfordrende, når en ny kunde og en ny leverandør begynder at tale om komplekse projekter via Teams-møder. Det er som ægteskab; det tager tid at opbygge teamkemi, plus tillidsniveauet er normalt lavt i starten, hvilket gør tingene endnu vanskeligere. Der er en del tilfælde, hvor tingene går i stå i Teams, og så flyver vi ingeniører til fysiske møder med kunder, og alt bliver løst hurtigt, som et mirakel.

Men nogle projekter går stadig galt, selv når sproget er i orden. Det bringer os til det andet problem.

2. Kultur og værdier: De skjulte barrierer

På engelsk siger folk nogle gange "vi taler ikke det samme sprog". Det er ret sjovt, for normalt taler folk praktisk talt det samme (engelske) sprog, når de siger det. Det handler om værdier, og værdier er meget kulturelt forbundet. Når europæiske teams arbejder med kinesiske leverandører, kan forskellen være stor nok til at skabe et reelt kulturchok.

For at forstå den kinesiske side er det nyttigt at huske én ting: Kinesisk forretningskultur er ikke ét enkelt lag, og det dybeste lag er stadigKonfuciansk kultur, simpelthen fordi det formede samfundet i omkring to tusind år. I de seneste årtier har man også fået yderligere lag: kommunisme, fri markedsøkonomi, globalisering osv.

De tre største vanskeligheder kan være 'ja, ja, ja'-kulturen, 'tab ansigt'-kulturen og 'hastighedskulturen'.

'Ja, ja, ja'-kulturen

Dette er den mest almindelige. I mange kinesiske sammenhænge er det uhøfligt eller endda respektløst at sige "nej" direkte. Så "ja" betyder ikke altid enighed. Det kan betyde"Jeg hører dig."Det kan betyde'Jeg skal prøve.'Det kan betydeLad os ikke blokere samtalen lige nu.

En mere pålidelig tilgang er atstop med at stille ja/nej-spørgsmålsom din primære bekræftelsesmetode. Bed dem i stedet om at forklare kravet med deres egne ord. Spørg, hvad de mener, de næste skridt er. Spørg, hvad de vil gøre, og hvornår.

'Miste ansigt (面子)' - Prisen for offentlig forlegenhed

Folk siger ofte: "Kinesere bekymrer sig om deres ansigt (面子)." Det er helt sandt, men ansigtet er ikke det fysiske ansigt, men "at blive respekteret af andre", især offentligt.

Den operationelle betydning er enkel:Gør ikke kinesere til forlegenhed offentligt.

Hvis du udfordrer nogen meget direkte i et møde – især foran kolleger eller foran deres chef – kan du skabe et øjeblik, hvor du mister ansigt. Du ser måske ikke en konflikt med det samme. Faktisk ser du måske en høflig enighed. Men senere vil du måske se mindre åbenhed, mindre ærlighed og mere sikre svar.

Så hvis dit mål er at få reel information – reelle begrænsninger, reel tvivl, reelle risici – er offentlig konfrontation normalt det forkerte værktøj. Spørg i stedet privat, når det er muligt. Derfor er 'Forstår du?' ofte et svagt spørgsmål. Det opfordrer til et høfligt 'ja', selv når forståelsen er ufuldstændig.

'Hastighed, fart, fart'-kultur

Du har måske hørt den berømte sætning "Tid er penge, effektivitet er liv" af formand Deng. Dette har dybe rødder i kinesernes blod, og kinesere værdsætter ofte oprigtigt effektivitet. Men i mange miljøer fortolkes effektivitet som hastighed: beslut hurtigt, udfør hurtigt, lever hurtigt.

For europæiske kunder kan mønsteret se sådan ud: Den kinesiske leverandør er hurtig, lydhør og energisk, men resultatet er ikke, som man forventede.Hastighed overskygger kvalitet, hvilket burde være omvendt – ordet 'effektivitet' er kun meningsfuldt, når kvaliteten er korrekt.

Dette løses ikke ved at fortælle folk, at de skal "sætte farten ned". Det virker sjældent. Den praktiske løsning er atTilføj porte med klare kriterier(tegninger, prototyper, tekniske prøver, færdige prøver osv.), og sørg for at de virkelig forstår og kontrollerer det, før det sendes til dig. Når du gør dette, bliver hastighed en fordel i stedet for en risiko.

At finde den rette balance

Hvis problemet er sprogfærdigheder, kan forskellige værktøjer hjælpe, og de vil blive ved med at forbedres. Hvis problemet er kultur og værdier, bliver de ikke ændret hurtigt. Du designer processer, så de ikke skader projektet.

Og endelig er der en meget enklere måde:arbejde med kinesiske leverandører, der allerede er vant til europæiske kunder.De forstår både vestlig kultur og kinesisk kultur, de ved, hvor tingene kan gå galt, og de har god erfaring med, hvordan man får det til at fungere. De udvælger de rigtige folk og oplærer dem, så man ikke oplever kommunikation som et problem.