Jak efektivně komunikovat s čínskými dodavateli? (Evropská perspektiva)

Myslíte si, že jste pochopeni, nevzneseny žádné otázky, slyšíte spoustu „ano“ a schůzku uzavíráte s mnoha dobrými nadějemi. Pak o dva týdny později dostanete něco, na čem jste se, dle vašeho názoru, neshodli. Jste zmatení, zahájíte novou schůzku, strávíte čas objasňováním, opravováním a přepracováním, opět nevzneseny žádné otázky a podruhé slyšíte spoustu „ano“, schůzku uzavíráte a doufáte v to nejlepší. Bude potřetí? Možná.

Je problém v angličtině? Někdy je to pravda. Ale velmi často to není hlavní příčina.

Z mé osobní zkušenosti mohou být problémy s efektivitou komunikace způsobeny třemi důvody. Prvním je pochopení samotného podnikání a tento příspěvek není určen pro řešení tohoto problému. Druhým jsou jazykové dovednosti. Třetím je to, co se skrývá za jazykem:kultura a hodnoty.

1. Jazykové dovednosti: Od e-mailů k telefonátům

Jazykové dovednosti mají čtyři aspekty: poslech, mluvení, čtení, psaní.

Díky moderním technologiím už dnes čtení a psaní, tj. e-maily, není problém. Čínští dodavatelé často píší v čínštině a překládají pomocí Google Translate nebo různých nástrojů umělé inteligence. AI (Large Language Models) je přirozeně schopná překládat z jednoho jazyka do druhého. V případě Glob-elu píší moji čínští kolegové s pomocí umělé inteligence mnohem lépe než já a umělá inteligence dokonce dokáže napodobit tón vašeho psaní – což je docela úžasné.

Poslech a mluvení však mohou být stále problémem. Proto komunikace nejčastěji selhává tam, kdekomunikace v reálném čase—osobní setkání, videohovory (např. schůzky v Teams) a telefonní hovory.

• Osobní komunikaceje obvykle jednodušší. Můžete používat řeč těla, ukazovat na kresby, zpomalit, zjistit, zda si někdo v určitých bodech není jistý, a vysvětlit to trochu podrobněji.

• Videohovoryjsou těžší. Týmové schůzky se staly docela běžnými a víte, jak to funguje ve srovnání s fyzickými schůzkami. Mnoho drobných nedorozumění si během procesu nevšimne a může se hromadit a lidé mohou ztratit soustředění, takže některé detaily uniknou.

• Telefonní hovoryjsou nejtěžší. Čistý zvuk odstraňuje příliš mnoho signálů (podle studií je pouze 7 % informací vyjádřeno samotným jazykem). Pokud je vaše téma složité, např. procházení specifikací, může být telefonát riskantní.

Téměř všichni moji čínští kolegové z Glob-elu si s e-maily můžou skvěle poradit; někteří z nich můžou být nervózní, pokud jde o schůzky v Teamsu, a telefonní hovory zvládnou jen ti nejzkušenější.

Vždy je náročné, když se nový zákazník a nový dodavatel začnou bavit o složitých projektech prostřednictvím schůzky v Teamsu. Je to jako manželství; vybudování týmové chemie vyžaduje čas a navíc je úroveň důvěry na začátku obvykle nízká, což věci ještě více komplikuje. Existuje poměrně dost případů, kdy se věci kvůli Teamsu zaseknou, pak posíláme inženýry na fyzické schůzky se zákazníky a všechno se vyřeší rychle, jako zázrakem.

Ale některé projekty se pořád nepovedou, i když je jazyk v pořádku. To nás přivádí k druhému problému.

2. Kultura a hodnoty: Skryté bariéry

V angličtině se někdy říká „nemluvíme stejným jazykem“. To je docela vtipné, protože když to lidé říkají, obvykle mluví prakticky stejným (anglickým) jazykem. Jde o hodnoty a hodnoty jsou velmi spjaty s kulturou. Když evropské týmy spolupracují s čínskými dodavateli, může být rozdíl tak velký, že vyvolá skutečný kulturní šok.

Abychom pochopili čínskou stránku věci, je dobré si uvědomit jednu věc: čínská obchodní kultura není jen jedna vrstva a nejhlubší vrstva je stáleKonfuciánská kultura, jednoduše proto, že formovala společnost po dobu zhruba dvou tisíc let. V posledních desetiletích máte také další vrstvy: komunismus, ekonomiku volného trhu, globalizaci atd.

Tři největší problémy mohou být kultura „ano, ano, ano“, kultura „ztráty tváře“ a kultura „rychlosti“.

Kultura „Ano, ano, ano“

Toto je nejběžnější. V mnoha čínských kontextech je přímé „ne“ nezdvořilé nebo dokonce neuctivé. Takže „ano“ ne vždy znamená souhlas. Může znamenat„Rozumím.“Může to znamenat„Zkusím to.“Může to znamenat'Neblokujme teď konverzaci.'

Spolehlivější přístup jePřestaňte klást otázky ano/nejako vaši hlavní metodu potvrzení. Místo toho je požádejte, aby požadavek vysvětlili vlastními slovy. Zeptejte se jich, jaké jsou další kroky. Zeptejte se jich, co udělají a do kdy.

„Ztratit tvář (面子)“ – Cena za veřejné ztrapnění

Lidé často říkají, že „Číňanům záleží na obličeji (面子)“. To je docela pravda, ale obličej není fyzický, ale „získání respektu od ostatních“, zejména na veřejnosti.

Operační význam je jednoduchý:Neztrapňujte Číňany na veřejnosti.

Pokud někoho na schůzce velmi přímočaře vyzýváte – zejména před kolegy nebo před jeho manažerem – můžete vytvořit moment „ztraty tváře“. Konflikt si možná hned nevšimnete. Ve skutečnosti můžete vidět zdvořilý souhlas. Později ale můžete vidět méně otevřenosti, méně upřímnosti a více bezpečných odpovědí.

Takže pokud je vaším cílem získat skutečné informace – skutečná omezení, skutečné pochybnosti, skutečná rizika – veřejná konfrontace je obvykle špatným nástrojem. Místo toho se ptejte soukromě, kdykoli je to možné. Proto je otázka „Rozumíte?“ často slabá. Vybízí k zdvořilému „ano“, i když je pochopení neúplné.

Kultura „Rychlost, rychlost, rychlost“

Možná jste slyšeli slavný výrok předsedy Tenga Číny „Čas jsou peníze, efektivita je život“. Tento výrok je silně zakořeněn v krvi Číňanů a Číňané si efektivity často skutečně cení. V mnoha prostředích se však efektivita interpretuje jako rychlost: rychle se rozhodovat, rychle vykonávat, rychle dodávat.

Pro evropské zákazníky může vzorec vypadat takto: čínský dodavatel je rychlý, reaguje rychle, je energický, ale výstup není takový, jaký jste očekávali.Rychlost vítězí nad kvalitou, což by mělo být naopak – slovo „efektivita“ má smysl pouze tehdy, je-li kvalita správná.

To se nevyřeší tím, že se lidem řekne, aby „zpomalili“. To málokdy funguje. Praktickým řešením jepřidat brány s jasnými kritérii(výkresy, prototypy, technické vzorky, finální vzorky atd.) a ujistěte se, že jim skutečně rozumí a zkontrolují je před odesláním. Když to uděláte, rychlost se stane výhodou místo rizika.

Nalezení správné rovnováhy

Pokud je problémem jazykové dovednosti, mohou pomoci různé nástroje a ty se budou neustále zlepšovat. Pokud je problémem kultura a hodnoty, nemění se rychle. Navrhujete procesy tak, aby nepoškodily projekt.

A nakonec existuje mnohem jednodušší způsob:spolupracovat s čínskými dodavateli, kteří jsou již zvyklí na evropské zákazníky.Rozumí západní i čínské kultuře, vědí, kde se věci mohou pokazit, a mají bohaté zkušenosti s tím, jak to zařídit. Vybírají si ty správné lidi a školí je, takže komunikaci nevnímáte jako problém.