Hur kommunicerar man effektivt med kinesiska leverantörer? (Ett europeiskt perspektiv)

Du tror att du blir förstådd, inga frågor ställs, du hör många "ja", du avslutar mötet med många goda förhoppningar. Sedan, två veckor senare, får du något som inte är vad du trodde att ni var överens om. Du känner dig förvirrad, du startar ett nytt möte, lägger tid på att förtydliga, korrigera och omarbeta, återigen inga frågor, och du hör många "ja" andra gången, du avslutar mötet och hoppas på det bästa. Kommer det att bli en tredje gång? Kan det bli.

Är det engelska språket som är problemet? Ibland stämmer det. Men väldigt ofta är det inte grundorsaken.

Enligt min personliga erfarenhet kan problem med kommunikationseffektivitet bero på tre orsaker. Det ena är förståelse för själva verksamheten, och det här inlägget är inte avsett för detta problem. Det andra är språkkunskaper. Det tredje är vad som ligger bakom språket:kultur och värderingar.

1. Språkkunskaper: Från e-postmeddelanden till telefonsamtal

Språkkunskaper har fyra aspekter: Lyssna, tala, läsa och skriva.

Tack vare modern teknik är det inte längre ett problem att läsa och skriva, dvs. e-postmeddelanden. Kinesiska leverantörer skriver ofta på kinesiska och översätter med hjälp av Google Translate eller olika AI-verktyg. AI (Large Language Models) är naturligt skicklig på att översätta ett språk till ett annat. I Glob-els fall skriver mina kinesiska kollegor mycket bättre än jag med hjälp av AI, och AI kan till och med härma tonen i ditt skrivande – helt fantastiskt.

Att lyssna och tala kan dock fortfarande vara ett problem. Därför är det där kommunikationen oftast misslyckasrealtidskommunikation—ansikte mot ansikte, videosamtal (t.ex. Teams-möten) och telefonsamtal.

• Kommunikation ansikte mot ansikteär oftast lättare. Du har kroppsspråk, du kan peka på ritningar, du kan sakta ner, du kan se om någon ser osäker ut på vissa punkter och förklara lite mer.

• Videosamtalär svårare. Teammöten har blivit ganska vanliga, och du vet hur det fungerar jämfört med fysiska möten. Många små missförstånd går obemärkta förbi under processens gång och kan ackumuleras, och folk kan tappa fokus så att vissa detaljer missas.

• Telefonsamtalär svårast. Rent ljud tar bort för många signaler (enligt studier uttrycks endast 7 % av informationen via själva språket). Om ditt ämne är komplext, t.ex. att gå igenom specifikationer, kan ett telefonsamtal vara riskabelt.

Nästan alla mina globalt kinesiska kollegor är väldigt duktiga på e-post; vissa av dem kan bli nervösa när det gäller Teams-möten, och bara de skickligaste kan bemästra telefonsamtal.

Det är alltid utmanande när en ny kund och en ny leverantör börjar prata om komplexa projekt via Teams-möten. Det är som ett äktenskap; det tar tid att bygga upp teamkemin, plus att förtroendet normalt är lågt i början, vilket gör saker och ting ännu svårare. Det finns en hel del fall där saker kör fast i Teams, sedan flyger vi ingenjörer till fysiska möten med kunder, och allt löses snabbt, som ett mirakel.

Men vissa projekt går fortfarande fel även när språket är bra. Det leder oss till den andra frågan.

2. Kultur och värderingar: De dolda hindren

På engelska säger man ibland ”vi talar inte samma språk”. Det är ganska roligt, för normalt sett när folk säger det talar de praktiskt taget samma (engelska) språk. Det handlar om värderingar, och värderingar är starkt relaterade till kultur. När europeiska team arbetar med kinesiska leverantörer kan skillnaden vara tillräckligt stor för att skapa en riktig kulturchock.

För att förstå den kinesiska sidan är det bra att komma ihåg en sak: kinesisk affärskultur är inte ett enda lager, och det djupaste lagret är fortfarandeKonfuciansk kultur, helt enkelt för att den formade samhället i ungefär två tusen år. Under de senaste decennierna har man också ytterligare lager: kommunism, fri marknadsekonomi, globalisering, etc.

Tre största svårigheter kan vara "Ja, ja, ja"-kulturen, "tappar ansiktet"-kulturen och "hastighetskulturen".

"Ja, ja, ja"-kulturen

Detta är den vanligaste. I många kinesiska sammanhang är det oartigt eller till och med respektlöst att säga "nej" direkt. Så "ja" betyder inte alltid att man håller med. Det kan betyda"Jag förstår dig."Det kan betyda'Jag ska försöka.'Det kan betyda"Låt oss inte blockera konversationen just nu."

Ett mer tillförlitligt tillvägagångssätt är attsluta ställa ja/nej-frågorsom din huvudsakliga bekräftelsemetod. Be dem istället att förklara kravet med egna ord. Fråga vad de tror att nästa steg är. Fråga vad de kommer att göra, och när.

"Förlora ansiktet (面子)" - Kostnaden för offentlig förlägenhet

Folk säger ofta ”Kineser bryr sig om ansiktet (面子). Det är helt sant, men ansiktet är inte det fysiska ansiktet, utan ”att bli respekterad av andra”, särskilt offentligt.

Den operativa betydelsen är enkel:genera inte kineser offentligt.

Om du utmanar någon väldigt direkt i ett möte – särskilt inför kollegor eller deras chef – kan du skapa ett ögonblick där du tappar ansiktet. Du kanske inte ser en konflikt direkt. Faktum är att du kanske ser ett artigt samtycke. Men senare kan du se mindre öppenhet, mindre ärlighet och mer säkra svar.

Så om ditt mål är att få verklig information – verkliga begränsningar, verkliga tvivel, verkliga risker – är offentlig konfrontation oftast fel verktyg. Fråga istället privat när det är möjligt. Det är därför ”Förstår du?” ofta är en svag fråga. Den inbjuder till ett artigt ”ja”, även när förståelsen är ofullständig.

"Hastighet, fart, fart"-kultur

Du kanske har hört talas om den berömda meningen "Tid är pengar, effektivitet är liv" av ordförande Deng. Detta har djupt rotat sig i det kinesiska folkets blod, och kineser värdesätter ofta genuint effektivitet. Men i många miljöer tolkas effektivitet som snabbhet: besluta snabbt, genomföra snabbt, leverera snabbt.

För europeiska kunder kan mönstret se ut så här: den kinesiska leverantören är snabb, lyhörd och energisk, men resultatet är inte vad man förväntade sig.Hastighet överväger kvalitet, vilket borde vara tvärtom – ordet "effektivitet" är bara meningsfullt när kvaliteten är korrekt.

Detta löses inte genom att säga åt folk att "sakta ner". Det fungerar sällan. Den praktiska lösningen är attlägg till grindar med tydliga kriterier(ritningar, prototyper, tekniska prover, slutprover etc.) och se till att de verkligen förstår och kontrollerar det innan det skickas till dig. När du gör detta blir snabbhet en fördel istället för en risk.

Att hitta rätt balans

Om problemet är språkkunskaper kan olika verktyg hjälpa till, och de kommer att fortsätta förbättras. Om problemet är kultur och värderingar ändras de inte snabbt. Du utformar processer så att de inte skadar projektet.

Och slutligen finns det ett mycket enklare sätt:arbeta med kinesiska leverantörer som redan är vana vid europeiska kunder.De förstår både västerländsk och kinesisk kultur, de vet var saker kan gå fel och de har god erfarenhet av hur man får det att fungera. De väljer rätt personer och utbildar dem, så man upplever inte kommunikationen som ett problem.