Kuinka kommunikoida tehokkaasti kiinalaisten toimittajien kanssa? (eurooppalainen näkökulma)

Luulet tulleesi ymmärretyksi, kysymyksiä ei esitetä, kuulet paljon "kyllä"-sanoja, päätät kokouksen monin hyvin toivein. Sitten kaksi viikkoa myöhemmin saat jotain, mikä ei ole sitä, mistä luulit olevasi samaa mieltä. Tunnet olosi hämmentyneeksi, aloitat uuden kokouksen, käytät aikaa selventämiseen, korjaamiseen ja uudelleen työstämiseen, jälleenkään kysymyksiä ei esitetä, ja kuulet paljon "kyllä"-sanoja toisella kerralla, päätät kokouksen ja toivot parasta. Tuleeko kolmas kerta? Voi olla.

Onko ongelma englannin kielessä? Joskus se pitää paikkansa. Mutta hyvin usein se ei ole perimmäinen syy.

Oman kokemukseni mukaan viestinnän tehokkuusongelmat voivat johtua kolmesta syystä. Ensimmäinen on yrityksen itsensä ymmärtäminen, eikä tätä viestiä ole tarkoitettu tähän ongelmaan. Toinen on kielitaito. Kolmas on se, mitä kielen taustalla on:kulttuuri ja arvot.

1. Kielitaito: Sähköposteista puheluihin

Kielitaito koostuu neljästä osa-alueesta: kuuntelemisesta, puhumisesta, lukemisesta ja kirjoittamisesta.

Nykyaikaisen teknologian ansiosta lukeminen ja kirjoittaminen, eli sähköpostien lähettäminen, ei ole enää ongelma. Kiinalaiset toimittajat laativat usein tekstit kiinaksi ja kääntävät ne Google Translate -kääntäjän tai erilaisten tekoälytyökalujen avulla. Tekoäly (Large Language Models) on luonnostaan ​​taitava kääntämään yhden kielen toiseen. Glob-elin tapauksessa kiinalaiset kollegani kirjoittavat paljon paremmin kuin minä tekoälyn avulla, ja tekoäly voi jopa matkia kirjoituksesi sävyä – aivan uskomatonta.

Kuunteleminen ja puhuminen voivat kuitenkin edelleen olla ongelmallisia. Siksi kommunikaatio epäonnistuu useimmitenreaaliaikainen viestintä—kasvotusten, videopuhelut (esim. Teams-kokoukset) ja puhelut.

• Kasvokkain tapahtuva viestintäon yleensä helpompaa. Sinulla on kehonkieli, voit osoittaa piirustuksia, voit hidastaa, voit nähdä, näyttääkö joku epävarmalta tietyistä asioista ja selittää hieman lisää.

• Videopuhelutovat vaikeampia. Tiimikokouksista on tullut melko yleisiä, ja tiedäthän, miten ne toimivat verrattuna fyysisiin kokouksiin. Monet pienet väärinkäsitykset jäävät huomaamatta prosessin aikana ja voivat kasaantua, ja ihmiset voivat menettää keskittymisensä, joten joitakin yksityiskohtia jää huomaamatta.

• Puhelutovat vaikeimpia. Puhdas ääni poistaa liikaa signaaleja (tutkimusten mukaan vain 7 % tiedosta ilmaistaan ​​kielen kautta). Jos aiheesi on monimutkainen, esimerkiksi eritelmien läpikäyminen, puhelu voi olla riskialtis.

Lähes kaikki kiinalaiset Glob-el-kollegani ovat erittäin hyviä sähköpostien kanssa; jotkut heistä saattavat hermostua Teams-kokouksissa, ja vain taitavimmat hallitsevat puhelut.

On aina haastavaa, kun uusi asiakas ja uusi toimittaja alkavat keskustella monimutkaisista projekteista Teams-kokouksissa. Se on kuin avioliitto; tiimikemian rakentaminen vie aikaa, ja lisäksi luottamustaso on yleensä alussa alhainen, mikä tekee asioista entistä vaikeampia. On melko monta tapausta, joissa asiat juuttuvat Teamsin takia, ja sitten lennämme insinöörejä fyysisiin tapaamisiin asiakkaiden kanssa, ja kaikki ratkeaa nopeasti, kuin ihmeen kaupalla.

Mutta jotkut projektit menevät silti pieleen, vaikka kieli olisi kunnossa. Tämä tuo meidät toiseen ongelmaan.

2. Kulttuuri ja arvot: Piilevät esteet

Englanniksi ihmiset joskus sanovat "emme puhu samaa kieltä". Tämä on aika hauskaa, koska yleensä kun ihmiset sanovat niin, he puhuvat käytännössä samaa (englannin) kieltä. Kyse on arvoista, ja arvot liittyvät vahvasti kulttuuriin. Kun eurooppalaiset tiimit työskentelevät kiinalaisten toimittajien kanssa, ero voi olla niin suuri, että se aiheuttaa todellisen kulttuurishokin.

Kiinan puolen ymmärtämiseksi on hyvä muistaa yksi asia: kiinalainen yrityskulttuuri ei ole vain yksi kerros, ja syvin kerros on edelleenKungfutselainen kulttuuri, yksinkertaisesti siksi, että se muovasi yhteiskuntaa noin kahdentuhannen vuoden ajan. Viime vuosikymmeninä on myös muita kerroksia: kommunismi, vapaa markkinatalous, globalisaatio jne.

Kolme suurinta vaikeutta voivat olla ”kyllä, kyllä, kyllä” -kulttuuri, ”menettää kasvonsa” -kulttuuri ja ”nopeus”-kulttuuri.

Kyllä, kyllä, kyllä ​​-kulttuuri

Tämä on yleisin. Monissa kiinalaisissa yhteyksissä suoraan "ei":n sanominen on epäkohteliasta tai jopa epäkunnioittavaa. Joten "kyllä" ei aina tarkoita samaa mieltä olemista. Se voi tarkoittaa"Kuulen sinua."Se voi tarkoittaa"Minä yritän."Se voi tarkoittaa"Älkäämme estäkö keskustelua juuri nyt."

Luotettavampi lähestymistapa onlopeta kyllä/ei-kysymysten esittäminentärkeimpänä vahvistusmenetelmänäsi. Pyydä heitä sen sijaan selittämään vaatimus omin sanoin. Kysy heidän mielestään seuraavat vaiheet. Kysy, mitä he aikovat tehdä ja milloin.

'Menettää kasvonsa (面子)' - Julkisen häpeän hinta

Ihmiset usein sanovat: ”Kiinalaiset välittävät kasvoistaan ​​(面子).” Se on aivan totta, mutta kasvot eivät ole fyysiset kasvot, vaan ”muiden kunnioituksen saaminen”, erityisesti julkisesti.

Toiminnallinen merkitys on yksinkertainen:älä nolaa kiinalaisia ​​julkisesti.

Jos haastat jonkun hyvin suoraan kokouksessa – varsinkin kollegoiden tai esimiehen edessä – voit luoda tilanteen, jossa et halua antaa kasvojasi. Et ehkä huomaa konfliktia heti. Itse asiassa saatat nähdä kohteliasta sopimusta. Mutta myöhemmin saatat nähdä vähemmän avoimuutta, vähemmän rehellisyyttä ja enemmän turvallisia vastauksia.

Jos siis tavoitteenasi on saada todellista tietoa – todellisia rajoituksia, todellisia epäilyksiä, todellisia riskejä – julkinen vastakkainasettelu on yleensä väärä työkalu. Kysy sen sijaan yksityisesti, kun mahdollista. Siksi "Ymmärrätkö?" on usein heikko kysymys. Se houkuttelee kohteliaaseen "kyllä", vaikka ymmärrys olisi puutteellista.

"Nopeus, nopeus, nopeus" -kulttuuri

Olet ehkä kuullut puheenjohtaja Dengin kuuluisan lauseen "Aika on rahaa, tehokkuus on elämää". Tämä lause on juurtunut vahvasti kiinalaisten vereen, ja kiinalaiset usein aidosti arvostavat tehokkuutta. Mutta monissa ympäristöissä tehokkuus tulkitaan nopeudeksi: päätä nopeasti, toteuta nopeasti, toimita nopeasti.

Eurooppalaisille asiakkaille tilanne voi näyttää tältä: kiinalainen toimittaja on nopea, reagointikykyinen ja energinen, mutta lopputulos ei ole odotusten mukainen.Nopeus korvaa laadun, mikä pitäisi olla päinvastoin – sanalla 'tehokkuus' on merkitystä vain silloin, kun laatu on oikea.

Tätä ei ratkaista sanomalla ihmisille, että heidän pitäisi "hidastaa vauhtia". Se toimii harvoin. Käytännön ratkaisu onlisää portteja selkeillä kriteereillä(piirustukset, prototyypit, tekniset näytteet, lopulliset näytteet jne.) ja varmista, että he todella ymmärtävät ja tarkistavat ne ennen kuin lähettävät ne sinulle. Kun teet näin, nopeudesta tulee etu riskin sijaan.

Oikean tasapainon löytäminen

Jos ongelmana on kielitaito, erilaiset työkalut voivat auttaa, ja ne paranevat jatkuvasti. Jos ongelmana on kulttuuri ja arvot, ne eivät muutu nopeasti. Suunnittelet prosessit niin, etteivät ne vahingoita projektia.

Ja lopulta on olemassa paljon yksinkertaisempi tapa:työskennellä kiinalaisten toimittajien kanssa, jotka ovat jo tottuneet eurooppalaisiin asiakkaisiin.He ymmärtävät sekä länsimaista että kiinalaista kulttuuria, he tietävät, missä asiat voivat mennä pieleen, ja heillä on hyvää kokemusta siitä, miten saada asiat toimimaan. He valitsevat oikeat ihmiset ja kouluttavat heidät, joten kommunikointi ei tunnu ongelmalta.