Hoe communiceer je effectief met Chinese leveranciers? (Een Europees perspectief)

Je denkt dat je begrepen wordt, er worden geen vragen gesteld, je hoort veel 'ja', je sluit de vergadering vol goede hoop af. Twee weken later krijg je echter iets dat niet overeenkomt met wat je dacht te hebben afgesproken. Je voelt je verward, je begint een nieuwe vergadering, besteedt tijd aan verduidelijken, corrigeren en herwerken, wederom worden er geen vragen gesteld, en je hoort de tweede keer weer veel 'ja', je sluit de vergadering af en hoopt op het beste. Komt er een derde keer? Dat kan.

Ligt het probleem bij de Engelse taal? Soms klopt dat. Maar heel vaak is dat niet de hoofdoorzaak.

In mijn persoonlijke ervaring kunnen problemen met de communicatie-efficiëntie drie oorzaken hebben. Ten eerste een gebrek aan begrip van de business zelf, en dit artikel is niet bedoeld om dat probleem te behandelen. Ten tweede taalvaardigheid. Ten derde wat er achter de taal schuilgaat:cultuur en waarden.

1. Taalvaardigheden: Van e-mails tot telefoongesprekken

Taalvaardigheden omvatten vier aspecten: luisteren, spreken, lezen en schrijven.

Dankzij moderne technologieën is lezen en schrijven, zoals e-mailen, tegenwoordig geen probleem meer. Chinese leveranciers stellen vaak teksten op in het Chinees en vertalen deze vervolgens met Google Translate of diverse AI-tools. AI (Large Language Models) is van nature bedreven in het vertalen van de ene taal naar de andere. In het geval van Glob-el schrijven mijn Chinese collega's dankzij AI veel beter dan ik, en AI kan zelfs de toon van je schrijven nabootsen – echt verbazingwekkend.

Luisteren en spreken kunnen echter nog steeds een probleem vormen. Daarom is de plek waar de communicatie het vaakst mislukt:realtime communicatie—persoonlijke ontmoetingen, videogesprekken (bijvoorbeeld Teams-vergaderingen) en telefoongesprekken.

• Persoonlijke communicatieMeestal is dat makkelijker. Je kunt letten op lichaamstaal, je kunt naar tekeningen wijzen, je kunt het tempo verlagen, je kunt zien of iemand onzeker lijkt over bepaalde punten en dat dan wat verder toelichten.

• Videogesprekkenzijn lastiger. Teams-vergaderingen zijn heel gewoon geworden en je weet hoe ze werken in vergelijking met fysieke vergaderingen. Veel kleine misverstanden blijven onopgemerkt tijdens het proces en kunnen zich ophopen, en mensen kunnen hun concentratie verliezen waardoor sommige details over het hoofd worden gezien.

• TelefoongesprekkenDat zijn de moeilijkste opties. Puur audio verwijdert te veel signalen (volgens onderzoek wordt slechts 7% van de informatie via de taal zelf overgebracht). Als het onderwerp complex is, bijvoorbeeld bij het doornemen van specificaties, kan een telefoongesprek riskant zijn.

Bijna al mijn Chinese collega's bij Global-el kunnen prima overweg met e-mails; sommigen worden wat nerveus van Teams-vergaderingen, en alleen de meest bedrevenen beheersen telefoneren.

Het is altijd een uitdaging wanneer een nieuwe klant en een nieuwe leverancier complexe projecten bespreken via Teams-vergaderingen. Het is net als een huwelijk; het kost tijd om een ​​goede teamgeest op te bouwen, en het vertrouwen is in het begin meestal laag, wat de zaken nog lastiger maakt. Er zijn heel wat gevallen waarin dingen vastlopen via Teams, waarna we engineers laten overvliegen voor fysieke bijeenkomsten met de klant, en alles razendsnel, als bij een wonder, wordt opgelost.

Maar sommige projecten lopen nog steeds mis, zelfs als de taal correct is. Dat brengt ons bij het tweede probleem.

2. Cultuur en waarden: de verborgen barrières

In het Engels zeggen mensen wel eens: 'We spreken niet dezelfde taal'. Dat is best grappig, want normaal gesproken spreken mensen in die gevallen praktisch dezelfde (Engelse) taal. Het gaat om waarden, en waarden zijn nauw verbonden met cultuur. Wanneer Europese teams samenwerken met Chinese leveranciers, kunnen de verschillen zo groot zijn dat ze een echte cultuurschok veroorzaken.

Om de Chinese kant te begrijpen, is het handig om één ding te onthouden: de Chinese bedrijfscultuur bestaat niet uit één enkele laag, en de diepste laag is nog steeds...Confucianistische cultuurSimpelweg omdat het de samenleving zo'n tweeduizend jaar lang heeft gevormd. In de afgelopen decennia zijn daar nog extra lagen bijgekomen: communisme, vrije markteconomie, globalisering, enzovoort.

De drie grootste problemen kunnen de 'ja, ja, ja'-cultuur, de 'gezichtsverlies'-cultuur en de 'snelheids'-cultuur zijn.

De 'Ja, ja, ja'-cultuur

Dit is de meest voorkomende. In veel Chinese contexten is het onbeleefd, of zelfs respectloos, om direct "nee" te zeggen. Dus "ja" betekent niet altijd instemming. Het kan betekenen...'Ik hoor je.'Het kan betekenen'Ik zal het proberen.'Het kan betekenen'Laten we het gesprek nu niet blokkeren.'

Een betrouwbaardere aanpak is omStop met het stellen van ja/nee-vragen.Gebruik dit niet als belangrijkste bevestigingsmethode. Vraag hen in plaats daarvan om de vereiste in hun eigen woorden uit te leggen. Vraag wat zij denken dat de volgende stappen zijn. Vraag wat ze gaan doen en wanneer.

'Gezichtsverlies' - De prijs van publieke schaamte

Men zegt vaak: 'Chinezen hechten veel waarde aan aanzien (面子).' Dat klopt wel, maar met aanzien wordt niet het fysieke gezicht bedoeld, maar 'respect krijgen van anderen', vooral in het openbaar.

De operationele betekenis is eenvoudig:Breng Chinezen niet in het openbaar in verlegenheid.

Als je iemand tijdens een vergadering heel direct confronteert – vooral in het bijzijn van collega's of hun manager – kun je een moment van gezichtsverlies creëren. Je ziet misschien niet meteen een conflict. Sterker nog, je ziet wellicht beleefde instemming. Maar later zie je mogelijk minder openheid, minder eerlijkheid en meer veilige antwoorden.

Als je doel is om echte informatie te krijgen – echte beperkingen, echte twijfels, echte risico's – is een openlijke confrontatie meestal niet het juiste middel. Vraag het in plaats daarvan, indien mogelijk, privé. Daarom is 'Begrijp je het?' vaak een zwakke vraag. Het lokt een beleefd 'ja' uit, zelfs als het begrip onvolledig is.

'Snelheid, snelheid, snelheid'-cultuur

U hebt wellicht wel eens gehoord van de beroemde uitspraak van voorzitter Deng Xiaoping: 'Tijd is geld, efficiëntie is leven'. Deze gedachte zit diep geworteld in het Chinese gedachtegoed en Chinezen hechten vaak oprecht waarde aan efficiëntie. Maar in veel omgevingen wordt efficiëntie geïnterpreteerd als snelheid: snel beslissen, snel uitvoeren, snel leveren.

Voor Europese klanten kan het er als volgt uitzien: de Chinese leverancier is snel, reageert adequaat en is energiek, maar het eindproduct voldoet niet aan de verwachtingen.Snelheid gaat boven kwaliteit.Terwijl het juist andersom zou moeten zijn: het woord 'efficiëntie' is alleen betekenisvol als de kwaliteit klopt.

Dit probleem is niet op te lossen door mensen te zeggen dat ze "rustiger aan moeten doen". Dat werkt zelden. De praktische oplossing is omVoeg poorten toe met duidelijke criteria.(tekeningen, prototypes, technische monsters, eindproducten, enz.) en zorg ervoor dat ze het echt begrijpen en controleren voordat ze het naar je opsturen. Als je dit doet, wordt snelheid een voordeel in plaats van een risico.

De juiste balans vinden

Als het probleem taalvaardigheden betreft, kunnen verschillende hulpmiddelen helpen en zullen ze steeds beter worden. Als het probleem cultuur en waarden betreft, veranderen die niet snel. Je ontwerpt processen zo dat ze het project niet schaden.

En uiteindelijk is er een veel eenvoudigere manier:Samenwerken met Chinese leveranciers die al ervaring hebben met Europese klanten.Ze begrijpen zowel de westerse als de Chinese cultuur, ze weten waar het mis kan gaan en ze hebben ruime ervaring in het oplossen ervan. Ze selecteren de juiste mensen en leiden ze op, zodat communicatie geen probleem vormt.