中国のサプライヤーと効率的にコミュニケーションを取るには？（ヨーロッパの視点から）

自分の言っていることが理解されたと思い、質問も出ず、「はい」という返事ばかりで、良い予感がして会議を終えます。ところが2週間後、合意したと思っていた内容と違うものが届きます。混乱したあなたは、新たな会議を開き、時間をかけて説明や修正、やり直しを行います。今回も質問は出ず、「はい」という返事ばかりで、会議を終え、最善の結果を願います。3度目の会議はあるのでしょうか？あるかもしれません。

問題は英語そのものにあるのだろうか？確かにそうである場合もある。しかし、多くの場合、それが根本原因ではない。

私の個人的な経験では、コミュニケーション効率の問題は3つの理由から生じる可能性があります。1つ目は、ビジネスそのものに対する理解不足ですが、この記事はこの問題を取り上げることを目的としたものではありません。2つ目は、言語能力です。3つ目は、言語の背後にあるものです。文化と価値観。

1. 言語スキル：メールから電話まで

言語能力には、聞く、話す、読む、書くという4つの側面があります。

現代のテクノロジーのおかげで、メールなどの読み書きはもはや問題ではなくなりました。中国のサプライヤーは中国語で原稿を作成し、Google翻訳や様々なAIツールを使って翻訳することがよくあります。AI（大規模言語モデル）は、ある言語を別の言語に翻訳することに長けています。Glob-elの場合、私の中国人の同僚はAIの助けを借りて私よりもはるかに上手に文章を書いており、AIは文章のトーンまで真似できるのです。実に驚くべきことです。

しかし、聞くことと話すことは依然として問題となる可能性があります。したがって、コミュニケーションが最も頻繁に失敗する場所はリアルタイム通信対面、ビデオ通話（例：Teams会議）、電話。

• 対面でのコミュニケーション通常はもっと簡単です。身振り手振りで意思疎通を図ったり、絵を指さしたり、ゆっくり説明したり、相手が特定の点について不安そうにしているかどうかを見て、もう少し詳しく説明したりできます。

• ビデオ通話チーム会議はより難しくなっています。チーム会議はごく一般的になり、対面会議と比べてどのような仕組みになっているかはご存知でしょう。会議の過程で多くの小さな誤解が見過ごされ、積み重なっていく可能性があり、参加者は集中力を失い、重要な詳細を見落としてしまうこともあります。

• 電話最も難しいのは、純粋な音声だけでは多くの情報が失われてしまうことです（研究によると、言語自体によって表現される情報は全体のわずか7%に過ぎません）。例えば、仕様の説明など、話題が複雑な場合は、電話でのやり取りはリスクを伴う可能性があります。

私のグローバルな中国人同僚のほとんどはメールのやり取りには全く問題ありませんが、Teams会議になると緊張してしまう人もいて、電話を使いこなせるのはごく一部の熟練者だけです。

新規顧客と新規サプライヤーがTeams会議を通じて複雑なプロジェクトについて話し合うのは、常に困難なことです。それは結婚生活に似ていて、チームの結束を築くには時間がかかりますし、初期段階では信頼関係が低いことが多いため、さらに難しくなります。Teamsでのやり取りが行き詰まってしまうケースは少なくありませんが、そのような場合、エンジニアを顧客のもとへ派遣して直接会議を行うと、まるで奇跡のようにあっという間に解決するのです。

しかし、言語設定に問題がなくても、プロジェクトがうまくいかないケースは少なくありません。そこで、2つ目の問題点について触れたいと思います。

2．文化と価値観：隠れた障壁

英語では、「私たちは同じ言語を話していない」と言うことがあります。これは実に面白い表現です。なぜなら、そう言う時、実際には同じ（英語の）言語を話しているからです。これは価値観の違いに関わる問題であり、価値観は文化と深く結びついています。ヨーロッパのチームが中国のサプライヤーと仕事をする場合、その違いは文化的な衝撃を引き起こすほど大きなものになり得ます。

中国側の事情を理解するには、次のことを覚えておくと良いでしょう。中国のビジネス文化は単一の層ではなく、最も深い層は依然として儒教文化それは、それが約2000年にわたって社会を形作ってきたからに他なりません。近年では、共産主義、自由市場経済、グローバリゼーションなど、さらに様々な要素が加わっています。

最も大きな3つの問題点は、「はい、はい、はい」という文化、「面子を失う」文化、そして「スピード」を重視する文化である。

「はい、はい、はい」文化

これは最も一般的な例です。多くの中国語の文脈では、「いいえ」と直接言うのは失礼、あるいは無礼とさえ見なされます。そのため、「はい」は必ずしも同意を意味するわけではありません。「おっしゃることは分かります。」それは、'試してみます。'それは、「今は会話を遮らないようにしましょう。」

より信頼性の高いアプローチははい/いいえの質問をするのはやめてください主な確認方法としてではなく、要件を相手自身の言葉で説明してもらうように依頼してください。次のステップは何だと考えているのか、いつまでに何をするのかを尋ねてください。

「面子を失う」―公衆の面前で恥をかく代償

「中国人は面子を重んじる」とよく言われるが、それは確かにその通りだ。しかし、ここで言う面子とは、外見上の顔ではなく、「他人から尊敬されること」、特に公の場での尊敬を意味する。

運用上の意味は単純です。公の場で中国人を辱めてはならない。

会議で誰かに直接的に異議を唱えると、特に同僚や上司の前では、面目を失う事態になりかねません。すぐに衝突が起こらない場合もあります。実際、丁寧な同意が得られるかもしれません。しかし、後になって、率直さや誠実さが失われ、無難な回答ばかりになる可能性が高まります。

ですから、もしあなたの目的が真の情報、つまり真の制約、真の疑問、真のリスクを把握することであるならば、公の場での対立は通常、適切な手段ではありません。代わりに、可能な限り個人的に尋ねるべきです。「ご理解いただけましたか？」という質問がしばしば弱い質問となるのはそのためです。理解が不十分な場合でも、丁寧な「はい」という返答を誘ってしまうからです。

「スピード、スピード、スピード」文化

鄧小平主席の有名な言葉「時は金なり、効率は命なり」をご存知かもしれません。これは中国人の血に深く根付いており、中国人は効率を真に重視する傾向があります。しかし、多くの場面で効率はスピードと解釈され、「早く決断し、早く実行し、早く納品する」という意味合いで捉えられています。

ヨーロッパの顧客の場合、そのパターンは次のようになるかもしれません。中国のサプライヤーは迅速で、対応も良く、精力的ですが、出来上がった製品は期待していたものとは異なります。スピードが品質を凌駕するしかし、本来は逆であるべきだ。「効率」という言葉は、品質が正しい場合にのみ意味を持つ。

これは「スピードを落とせ」と言うだけでは解決しません。それはほとんど効果がありません。現実的な解決策は明確な基準を持つゲートを追加する（図面、試作品、エンジニアリングサンプル、最終サンプルなど）を彼らに渡し、それが本当に理解され、確認された上であなたに送られるようにしてください。こうすることで、スピードはリスクではなく利点になります。

適切なバランスを見つける

問題が語学力であれば、様々なツールが役立ち、継続的に向上していくでしょう。しかし、問題が文化や価値観にある場合は、簡単には変わりません。プロジェクトに悪影響を与えないよう、プロセスを設計する必要があります。

そして最終的には、もっと簡単な方法があるのです。すでにヨーロッパの顧客との取引に慣れている中国のサプライヤーと協力する。彼らは西洋文化と中国文化の両方を理解しており、何が問題になりうるかを把握し、それを解決するための豊富な経験を持っています。適切な人材を選び、育成するため、コミュニケーションの問題を感じることはありません。