Wie kommuniziert man effizient mit chinesischen Lieferanten? (Eine europäische Perspektive)

Sie glauben, verstanden worden zu sein, es werden keine Fragen gestellt, Sie hören viele „Ja“-Rufe und beenden das Meeting voller Hoffnung. Doch zwei Wochen später erhalten Sie etwas, das nicht dem entspricht, was Sie vereinbart hatten. Sie sind verwirrt, beginnen ein neues Meeting, verbringen Zeit mit Klärung, Korrektur und Überarbeitung, wieder werden keine Fragen gestellt, und auch beim zweiten Mal hören Sie viele „Ja“-Rufe. Sie beenden das Meeting und hoffen auf das Beste. Wird es ein drittes Mal geben? Möglich.

Liegt das Problem vielleicht an der englischen Sprache? Manchmal ist das richtig. Aber sehr oft ist das nicht die eigentliche Ursache.

Meiner Erfahrung nach können Probleme mit der Kommunikationseffizienz drei Ursachen haben. Die erste ist das Verständnis für das Unternehmen selbst, und dieser Beitrag befasst sich nicht mit diesem Problem. Die zweite ist die Sprachkompetenz. Die dritte ist das, was hinter der Sprache steckt:Kultur und WerteDie

1. Sprachkenntnisse: Von E-Mails bis zu Telefongesprächen

Sprachkenntnisse umfassen vier Aspekte: Hören, Sprechen, Lesen und Schreiben.

Dank moderner Technologien ist Lesen und Schreiben, also beispielsweise E-Mails, heutzutage kein Problem mehr. Chinesische Lieferanten verfassen ihre Texte oft auf Chinesisch und übersetzen sie dann mit Google Translate oder verschiedenen KI-Tools. KI (Large Language Models) ist von Natur aus sehr gut darin, zwischen Sprachen zu übersetzen. Im Fall von Glob-el schreiben meine chinesischen Kollegen mithilfe von KI deutlich besser als ich, und die KI kann sogar den Tonfall des geschriebenen Textes imitieren – wirklich erstaunlich.

Zuhören und Sprechen können jedoch weiterhin problematisch sein. Daher scheitert die Kommunikation am häufigsten dort, woEchtzeitkommunikation—persönliche Treffen, Videogespräche (z. B. Teams-Meetings) und Telefongespräche.

• Persönliche Kommunikationist in der Regel einfacher. Man achtet auf die Körpersprache, kann auf Zeichnungen zeigen, langsamer sprechen, sieht, ob jemand bei bestimmten Punkten unsicher wirkt und kann diese dann etwas genauer erklären.

• Videoanrufesind schwieriger. Team-Meetings sind mittlerweile sehr üblich, und Sie wissen, wie sie im Vergleich zu Präsenzmeetings ablaufen. Viele kleine Missverständnisse bleiben dabei unbemerkt und können sich summieren, und die Teilnehmer können die Konzentration verlieren, sodass einige Details übersehen werden.

• Telefonanrufesind am schwierigsten. Reines Audio lässt zu viele Signale verschwimmen (Studien zufolge werden nur 7 % der Informationen allein durch Sprache vermittelt). Bei komplexen Themen, z. B. technischen Spezifikationen, kann ein Telefonat riskant sein.

Fast alle meine chinesischen Kollegen bei Global Communications kommen sehr gut mit E-Mails zurecht; einige von ihnen werden bei Teams-Meetings etwas nervös, und nur die Geschicktesten beherrschen Telefongespräche.

Es ist immer eine Herausforderung, wenn ein neuer Kunde und ein neuer Lieferant komplexe Projekte über Teams-Meetings besprechen. Es ist wie in einer Ehe: Die Teamchemie braucht Zeit, und das Vertrauen ist anfangs meist gering, was die Sache zusätzlich erschwert. Nicht selten kommt es vor, dass die Kommunikation über Teams ins Stocken gerät. Dann schicken wir unsere Techniker persönlich zu den Kunden, und alles löst sich wie durch ein Wunder.

Doch selbst bei einwandfreier Sprachkompetenz laufen manche Projekte trotzdem schief. Das führt uns zum zweiten Problem.

2. Kultur und Werte: Die verborgenen Barrieren

Im Englischen sagt man manchmal: „Wir sprechen nicht dieselbe Sprache.“ Das ist ziemlich witzig, denn normalerweise sprechen die Leute, die das sagen, praktisch dieselbe Sprache (Englisch). Es geht um Werte, und Werte sind eng mit Kultur verbunden. Wenn europäische Teams mit chinesischen Lieferanten zusammenarbeiten, kann der Unterschied so groß sein, dass er einen regelrechten Kulturschock auslöst.

Um die chinesische Seite zu verstehen, ist es hilfreich, sich eines zu merken: Die chinesische Geschäftskultur ist nicht einschichtig, und die tiefste Schicht ist immer nochKonfuzianische KulturEinfach weil es die Gesellschaft rund zweitausend Jahre lang geprägt hat. In den letzten Jahrzehnten sind weitere Faktoren hinzugekommen: Kommunismus, freie Marktwirtschaft, Globalisierung usw.

Die drei größten Schwierigkeiten können die „Ja, ja, ja“-Kultur, die „Gesichtsverlust“-Kultur und die „Geschwindigkeits“-Kultur sein.

Die „Ja, ja, ja“-Kultur

Das ist die häufigste Erklärung. In vielen chinesischen Kontexten gilt ein direktes „Nein“ als unhöflich oder sogar respektlos. Daher bedeutet „Ja“ nicht immer Zustimmung. Es kann auch bedeuten:„Ich verstehe dich.“Es kann bedeuten'Ich werde versuchen.'Es kann bedeuten„Lasst uns das Gespräch jetzt nicht unterbrechen.“

Ein zuverlässigerer Ansatz ist,Hört auf, Ja/Nein-Fragen zu stellen.Bitten Sie sie stattdessen, die Anforderung in ihren eigenen Worten zu erläutern. Fragen Sie, was ihrer Meinung nach die nächsten Schritte sind und bis wann sie diese umsetzen werden.

„Gesicht verlieren“ – Die Kosten öffentlicher Bloßstellung

Man sagt oft, dass Chinesen viel Wert auf ihr Gesicht legen. Das stimmt durchaus, aber mit Gesicht ist nicht das physische Gesicht gemeint, sondern der Respekt, den man von anderen genießt, insbesondere in der Öffentlichkeit.

Die operative Bedeutung ist einfach:Bloß nicht Chinesen in der Öffentlichkeit bloßstellen.

Wenn man jemanden in einer Besprechung – insbesondere vor Kollegen oder dem Vorgesetzten – sehr direkt kritisiert, kann das zu einem Gesichtsverlust führen. Man mag nicht sofort einen Konflikt erkennen. Vielleicht herrscht sogar höfliche Zustimmung. Doch später wird man möglicherweise weniger Offenheit, weniger Ehrlichkeit und eher ausweichende Antworten beobachten.

Wenn es Ihnen also darum geht, echte Informationen zu erhalten – echte Einschränkungen, echte Zweifel, echte Risiken –, ist die öffentliche Konfrontation meist das falsche Mittel. Fragen Sie stattdessen, wenn möglich, unter vier Augen nach. Deshalb ist die Frage „Verstehen Sie?“ oft unzureichend. Sie provoziert ein höfliches „Ja“, selbst wenn das Verständnis unvollständig ist.

„Geschwindigkeit, Geschwindigkeit, Geschwindigkeit“-Kultur

Sie kennen vielleicht den berühmten Ausspruch von Deng Xiaoping: „Zeit ist Geld, Effizienz ist Leben.“ Dieser Ausspruch ist tief im chinesischen Bewusstsein verankert, und Effizienz wird von Chinesen oft sehr geschätzt. In vielen Kontexten wird Effizienz jedoch mit Schnelligkeit gleichgesetzt: schnell entscheiden, schnell handeln, schnell liefern.

Für europäische Kunden kann das Muster folgendermaßen aussehen: Der chinesische Lieferant ist schnell, reaktionsschnell und dynamisch, aber das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen.Geschwindigkeit geht vor QualitätDas sollte eigentlich genau umgekehrt sein – der Begriff „Effizienz“ ist nur dann sinnvoll, wenn die Qualität stimmt.

Das Problem lässt sich nicht lösen, indem man den Leuten sagt, sie sollen „langsamer fahren“. Das funktioniert selten. Die praktische Lösung ist:Gates mit klaren Kriterien hinzufügen(Zeichnungen, Prototypen, Konstruktionsmuster, Endmuster usw.) und stellen Sie sicher, dass alles von den Empfängern verstanden und geprüft wurde, bevor Sie es an Sie senden. Dadurch wird Schnelligkeit zum Vorteil statt zum Risiko.

Die richtige Balance finden

Wenn es an Sprachkenntnissen liegt, können verschiedene Hilfsmittel helfen, und die Sprachkenntnisse werden sich stetig verbessern. Wenn es hingegen um Kultur und Werte geht, lassen sich diese nicht so schnell ändern. Daher gestaltet man Prozesse so, dass sie dem Projekt nicht schaden.

Und schließlich gibt es einen viel einfacheren Weg:Wir arbeiten mit chinesischen Lieferanten zusammen, die bereits Erfahrung mit europäischen Kunden haben.Sie verstehen sowohl die westliche als auch die chinesische Kultur, wissen, wo es zu Problemen kommen kann, und haben viel Erfahrung darin, wie man sie löst. Sie wählen die richtigen Leute aus und schulen sie, sodass die Kommunikation kein Problem darstellt.