Jak skutecznie komunikować się z chińskimi dostawcami? (Perspektywa europejska)

Myślisz, że jesteś zrozumiany, nikt nie zadaje pytań, słyszysz wiele „tak”, zamykasz spotkanie z wielkimi nadziejami. Dwa tygodnie później dostajesz coś, co nie jest tym, na co się zgodziłeś. Czujesz się zdezorientowany, rozpoczynasz nowe spotkanie, poświęcasz czas na wyjaśnienia, poprawki i poprawki, ponownie nie ma pytań, a za drugim razem słyszysz wiele „tak”, zamykasz spotkanie i liczysz na lepsze jutro. Czy będzie trzeci raz? Możliwe.

Czy to język angielski jest problemem? Czasami to prawda. Ale bardzo często nie jest to główna przyczyna.

Z mojego osobistego doświadczenia wynika, że ​​problemy z efektywnością komunikacji mogą wynikać z trzech powodów. Pierwszym jest zrozumienie samej branży, a ten post nie jest poświęcony temu problemowi. Drugim są umiejętności językowe. Trzecim powodem jest to, co kryje się za językiem:kultura i wartości.

1. Umiejętności językowe: od e-maili do rozmów telefonicznych

Umiejętności językowe składają się z czterech aspektów: słuchania, mówienia, czytania i pisania.

Dzięki nowoczesnym technologiom czytanie i pisanie, czyli e-maile, nie stanowi już dziś problemu. Chińscy dostawcy często piszą teksty po chińsku i tłumaczą je za pomocą Tłumacza Google lub różnych narzędzi AI. AI (Large Language Models) ma naturalną zdolność tłumaczenia z jednego języka na drugi. W przypadku Glob-el, moi chińscy koledzy piszą znacznie lepiej ode mnie dzięki AI, a AI potrafi nawet naśladować ton Twojego tekstu – to niesamowite.

Słuchanie i mówienie nadal mogą jednak stanowić problem. Dlatego komunikacja najczęściej zawodzi w…komunikacja w czasie rzeczywistym—rozmowy twarzą w twarz, rozmowy wideo (np. spotkania w aplikacji Teams) i rozmowy telefoniczne.

• Komunikacja twarzą w twarzZwykle jest łatwiej. Masz mowę ciała, możesz wskazywać na rysunki, możesz zwolnić, możesz zobaczyć, czy ktoś wygląda na niepewnego w pewnych kwestiach i wyjaśnić trochę więcej.

• Rozmowy wideoSą trudniejsze. Spotkania zespołowe stały się dość powszechne i wiadomo, jak to działa w porównaniu ze spotkaniami stacjonarnymi. Wiele drobnych nieporozumień pozostaje niezauważonych w trakcie procesu i może się kumulować, a ludzie tracą koncentrację i pomijają pewne szczegóły.

• Rozmowy telefonicznesą najtrudniejsze. Czysty dźwięk usuwa zbyt wiele sygnałów (według badań, tylko 7% informacji jest wyrażane za pomocą samego języka). Jeśli temat jest złożony, np. przeglądanie specyfikacji – rozmowa telefoniczna może być ryzykowna.

Prawie wszyscy moi chińscy koledzy z Glob-el świetnie radzą sobie z pocztą elektroniczną, niektórzy z nich mogą się denerwować, gdy przychodzi do spotkań w aplikacji Teams, a tylko najlepsi potrafią opanować prowadzenie rozmów telefonicznych.

Zawsze jest trudno, gdy nowy klient i nowy dostawca zaczynają rozmawiać o złożonych projektach za pośrednictwem spotkań w Teams. To jak małżeństwo: budowanie chemii w zespole zajmuje trochę czasu, a poziom zaufania jest zazwyczaj niski na początku, co jeszcze bardziej komplikuje sprawę. Zdarza się, że sprawy utkną w Teamsach, wtedy wysyłamy inżynierów na spotkania z klientami, a wszystko rozwiązuje się błyskawicznie, niczym cud.

Ale niektóre projekty i tak kończą się niepowodzeniem, nawet jeśli język jest poprawny. To prowadzi nas do drugiego problemu.

2. Kultura i wartości: ukryte bariery

W języku angielskim ludzie czasami mówią „nie mówimy tym samym językiem”. To dość zabawne, bo zazwyczaj, kiedy ludzie tak mówią, mówią praktycznie tym samym (angielskim) językiem. Chodzi o wartości, a wartości są ściśle związane z kulturą. Kiedy europejskie zespoły współpracują z chińskimi dostawcami, różnice mogą być na tyle duże, że wywołują prawdziwy szok kulturowy.

Aby zrozumieć chińską stronę, warto pamiętać o jednej rzeczy: chińska kultura biznesowa nie jest jednowarstwowa, a najgłębsza warstwa to wciążKultura konfucjańska, po prostu dlatego, że kształtowała społeczeństwo przez około dwa tysiące lat. W ostatnich dekadach pojawiły się również dodatkowe warstwy: komunizm, gospodarka wolnorynkowa, globalizacja itd.

Trzy największe trudności to kultura „tak, tak, tak”, kultura „utraty twarzy” i kultura „szybkości”.

Kultura „Tak, tak, tak”

To jest najczęstsze. W wielu chińskich kontekstach bezpośrednie powiedzenie „nie” jest niegrzeczne, a nawet lekceważące. Zatem „tak” nie zawsze oznacza zgodę. Może oznaczać…„Słyszę cię.”Może to oznaczać'Postaram się.'Może to oznaczać„Nie blokujmy teraz tej rozmowy”.

Bardziej niezawodnym podejściem jestprzestań zadawać pytania tak/niejako główną metodę potwierdzenia. Zamiast tego poproś ich o wyjaśnienie tego wymogu własnymi słowami. Zapytaj, jakie są ich zdaniem kolejne kroki. Zapytaj, co zrobią i kiedy.

„Stracić twarz (面子)” – cena publicznego wstydu

Ludzie często mówią, że „Chińczycy przywiązują wagę do twarzy (面子)”. To prawda, ale twarz to nie to, co fizyczne, ale „szanowanie ze strony innych”, zwłaszcza w miejscach publicznych.

Znaczenie operacyjne jest proste:nie zawstydzaj Chińczyków publicznie.

Jeśli rzucisz komuś wyzwanie bardzo bezpośrednio na spotkaniu – zwłaszcza w obecności współpracowników lub przełożonego – możesz stworzyć sytuację, w której straci twarz. Możesz nie zauważyć konfliktu od razu. Wręcz przeciwnie, możesz zauważyć uprzejmą zgodę. Ale później możesz zauważyć mniejszą otwartość, mniejszą szczerość i bardziej bezpieczne odpowiedzi.

Jeśli więc Twoim celem jest uzyskanie prawdziwych informacji – prawdziwych ograniczeń, prawdziwych wątpliwości, prawdziwego ryzyka – publiczna konfrontacja zazwyczaj jest niewłaściwym narzędziem. Zamiast tego, pytaj prywatnie, kiedy to możliwe. Dlatego „Czy rozumiesz?” jest często słabym pytaniem. Zachęca do uprzejmego „tak”, nawet gdy zrozumienie jest niepełne.

Kultura „Prędkość, prędkość, prędkość”

Być może słyszałeś o słynnym zdaniu przewodniczącego Denga: „Czas to pieniądz, efektywność to życie”. Jest ono głęboko zakorzenione w chińskiej krwi, a Chińczycy często autentycznie cenią sobie efektywność. Jednak w wielu środowiskach efektywność jest interpretowana jako szybkość: szybko decyduj, szybko działaj, szybko działaj.

W przypadku klientów europejskich schemat może wyglądać następująco: chiński dostawca reaguje szybko, jest energiczny, ale efekt końcowy nie jest taki, jakiego się spodziewałeś.Szybkość jest ważniejsza od jakości, co powinno być na odwrót — słowo „efektywność” ma sens tylko wtedy, gdy jakość jest prawidłowa.

Nie da się tego rozwiązać, mówiąc ludziom, żeby „zwolnili”. To rzadko działa. Praktycznym rozwiązaniem jest…dodaj bramki z jasnymi kryteriami(rysunki, prototypy, próbki inżynieryjne, próbki finalne itp.) i upewnij się, że klient je dobrze zrozumiał i sprawdził przed wysłaniem do Ciebie. Dzięki temu szybkość staje się zaletą, a nie ryzykiem.

Znalezienie właściwej równowagi

Jeśli problemem są umiejętności językowe, pomocne mogą być różne narzędzia, które będą się stale rozwijać. Jeśli problemem jest kultura i wartości, nie zmieniają się one szybko. Projektujesz procesy tak, aby nie szkodziły projektowi.

A ostatecznie istnieje o wiele prostszy sposób:współpracować z chińskimi dostawcami, którzy są już przyzwyczajeni do klientów europejskich.Rozumieją zarówno kulturę zachodnią, jak i chińską, wiedzą, gdzie mogą pójść nie tak i mają bogate doświadczenie w tym, jak sobie z tym poradzić. Wybierają odpowiednich ludzi i szkolą ich, więc komunikacja nie stanowi dla Ciebie problemu.