Come comunicare efficacemente con i fornitori cinesi? (Una prospettiva europea)

Pensate di essere stati compresi, nessuna domanda viene posta, sentite molti "sì", chiudete la riunione con molte speranze. Poi, due settimane dopo, ottenete qualcosa che non corrisponde a quanto concordato. Vi sentite confusi, iniziate una nuova riunione, dedicate del tempo a chiarire, correggere e rielaborare, di nuovo nessuna domanda viene posta, e sentite molti "sì" anche la seconda volta, chiudete la riunione e sperate per il meglio. Ci sarà una terza volta? Può darsi.

È la lingua inglese il problema? A volte è così. Ma molto spesso non è questa la causa principale.

Nella mia esperienza personale, i problemi di efficacia della comunicazione possono essere dovuti a tre ragioni. La prima è la comprensione dell'azienda stessa, e questo post non si propone di affrontare questo problema. La seconda riguarda le competenze linguistiche. La terza è ciò che si cela dietro il linguaggio:cultura e valori.

1. Competenze linguistiche: dalle email alle telefonate

Le competenze linguistiche si articolano in quattro aspetti: ascolto, parlato, lettura e scrittura.

Grazie alle moderne tecnologie, leggere e scrivere, ad esempio le email, non è più un problema. I fornitori cinesi spesso redigono i documenti in cinese e li traducono utilizzando Google Traduttore o vari strumenti di intelligenza artificiale. L'IA (Large Language Models) è naturalmente abile nella traduzione da una lingua all'altra. Nel caso di Glob-el, i miei colleghi cinesi scrivono molto meglio di me grazie all'IA, che può persino imitare il tono della scrittura: davvero sorprendente.

Tuttavia, ascoltare e parlare possono ancora essere un problema. Pertanto, dove la comunicazione fallisce più spesso ècomunicazione in tempo reale—di persona, videochiamate (ad esempio, riunioni su Teams) e telefonate.

• Comunicazione faccia a facciaDi solito è più facile. Puoi usare il linguaggio del corpo, indicare i disegni, puoi rallentare, puoi capire se qualcuno sembra incerto su certi punti e spiegare un po' meglio.

• Videochiamatesono più difficili. Le riunioni di team sono diventate piuttosto comuni e si sa come funzionano rispetto alle riunioni in presenza. Molti piccoli malintesi passano inosservati durante il processo e possono accumularsi, e le persone possono perdere la concentrazione, quindi alcuni dettagli vengono trascurati.

• Chiamate telefonichesono le più difficili. L'audio puro elimina troppi segnali (secondo gli studi, solo il 7% delle informazioni viene espresso attraverso il linguaggio stesso). Se l'argomento è complesso, ad esempio, la descrizione di specifiche tecniche, una telefonata può essere rischiosa.

Quasi tutti i miei colleghi cinesi di Glob-el se la cavano benissimo con le email; alcuni di loro si innervosiscono un po' quando si tratta di riunioni su Teams, e solo i più abili riescono a gestire le telefonate.

È sempre una sfida quando un nuovo cliente e un nuovo fornitore iniziano a discutere di progetti complessi tramite una riunione su Teams. È come un matrimonio: ci vuole tempo per costruire l'affiatamento del team, e in più il livello di fiducia è solitamente basso all'inizio, il che rende le cose ancora più difficili. Ci sono diversi casi in cui le cose si bloccano a causa di una riunione su Teams, poi mandiamo i nostri ingegneri a incontrare di persona i clienti e tutto si risolve rapidamente, quasi per miracolo.

Ma alcuni progetti falliscono anche quando il linguaggio è corretto. Questo ci porta al secondo problema.

2. Cultura e valori: le barriere nascoste

In inglese, a volte si dice "non parliamo la stessa lingua". È piuttosto divertente, perché normalmente, quando le persone lo dicono, in realtà parlano praticamente la stessa lingua (inglese). Si tratta di valori, e i valori sono strettamente legati alla cultura. Quando team europei lavorano con fornitori cinesi, la differenza può essere talmente grande da creare un vero e proprio shock culturale.

Per comprendere il lato cinese, è utile ricordare una cosa: la cultura aziendale cinese non è un singolo strato, e lo strato più profondo è ancoracultura confucianaSemplicemente perché ha plasmato la società per circa duemila anni. Negli ultimi decenni, si sono aggiunti anche altri livelli: comunismo, economia di libero mercato, globalizzazione, ecc.

Le tre maggiori difficoltà possono essere la cultura del "Sì, sì, sì", la cultura del "perdere la faccia" e la cultura della "velocità".

La cultura del "Sì, sì, sì"

Questo è il più comune. In molti contesti cinesi, dire "no" direttamente è scortese, o addirittura irrispettoso. Quindi "sì" non significa sempre essere d'accordo. Può significare'Ti sento.'Può significare'Cercherò.'Può significare'Non blocchiamo la conversazione adesso.'

Un approccio più affidabile èSmetti di fare domande a cui si può rispondere con sì o no.come metodo principale di conferma. Chiedi invece loro di spiegare il requisito con parole proprie. Chiedi quali pensano siano i prossimi passi. Chiedi cosa faranno e entro quando.

'Perdere la faccia (面子)' - Il costo dell'imbarazzo pubblico

Spesso si dice che "i cinesi tengono molto alla reputazione (面子)". È vero, ma non ci si riferisce all'aspetto fisico, bensì al "rispetto che gli altri ci danno", soprattutto in pubblico.

Il significato operativo è semplice:Non mettete in imbarazzo i cinesi in pubblico.

Se si sfida qualcuno in modo troppo diretto durante una riunione, soprattutto di fronte ai colleghi o al suo responsabile, si rischia di creare una situazione imbarazzante. Potreste non notare subito un conflitto. Anzi, potreste assistere a un cortese assenso. Ma in seguito potreste notare una minore apertura, una minore onestà e risposte più prudenti.

Quindi, se il tuo obiettivo è ottenere informazioni reali – vincoli reali, dubbi reali, rischi reali – il confronto pubblico è solitamente lo strumento sbagliato. Piuttosto, chiedi in privato quando possibile. Ecco perché "Hai capito?" è spesso una domanda debole. Invita a un cortese "sì", anche quando la comprensione è incompleta.

Cultura della 'Velocità, velocità, velocità'

Avrete probabilmente sentito la famosa frase del presidente Deng Xiaoping: "Il tempo è denaro, l'efficienza è vita". Questa frase è profondamente radicata nella cultura cinese, e i cinesi attribuiscono spesso un valore intrinseco all'efficienza. Tuttavia, in molti contesti, l'efficienza viene interpretata come velocità: decidere in fretta, eseguire in fretta, consegnare in fretta.

Per i clienti europei, la situazione potrebbe essere la seguente: il fornitore cinese è rapido, reattivo ed energico, ma il risultato non è quello che ci si aspettava.La velocità ha la priorità sulla qualità., il che dovrebbe essere il contrario: la parola "efficienza" ha senso solo quando la qualità è corretta.

Questo problema non si risolve dicendo alla gente di "rallentare". Raramente funziona. La soluzione pratica èaggiungere cancelli con criteri chiari(disegni, prototipi, campioni di ingegneria, campioni finali, ecc.) e assicurati che siano stati effettivamente compresi e verificati da loro prima di inviarteli. In questo modo, la velocità diventa un vantaggio anziché un rischio.

Trovare il giusto equilibrio

Se il problema riguarda le competenze linguistiche, diversi strumenti possono essere d'aiuto e continueranno a migliorare. Se invece il problema è legato alla cultura e ai valori, questi non cambiano rapidamente. Bisogna progettare i processi in modo che non danneggino il progetto.

E infine, esiste un modo molto più semplice:collaboriamo con fornitori cinesi che sono già abituati a servire clienti europei.Comprendono sia la cultura occidentale che quella cinese, sanno dove possono sorgere problemi e hanno una solida esperienza su come risolverli. Selezionano le persone giuste e le formano, quindi la comunicazione non rappresenta un ostacolo.