Hogyan kommunikáljunk hatékonyan a kínai beszállítókkal? (Európai perspektíva)

Azt hiszed, megértettek, nem merülnek fel kérdések, sok „igen”-t hallasz, és sok jó reménnyel zárod a megbeszélést. Aztán két héttel később olyasmit kapsz, ami nem az, amiben azt hitted, hogy megegyeztetek. Összezavarodsz, új megbeszélést kezdesz, időt töltesz a tisztázással, a javítással és az átdolgozással, ismét nem merülnek fel kérdések, és másodszorra is sok „igen”-t hallasz, bezárod a megbeszélést, és reméled a legjobbakat. Lesz harmadszorra is? Lehet.

Az angol nyelv a probléma? Néha ez igaz. De nagyon gyakran nem ez a kiváltó ok.

Személyes tapasztalatom szerint a kommunikációs hatékonysággal kapcsolatos problémáknak három oka lehet. Az egyik az üzleti tevékenység megértése, és ez a bejegyzés nem erre a problémára irányul. A második a nyelvi készségek. A harmadik pedig az, hogy mi áll a nyelv mögött:kultúra és értékek.

1. Nyelvtudás: E-mailektől a telefonhívásokig

A nyelvi készségeknek négy aspektusa van: hallgatás, beszéd, olvasás, írás.

A modern technológiáknak köszönhetően az olvasás és az írás, azaz az e-mailek küldése ma már nem jelent problémát. A kínai beszállítók gyakran kínaiul fogalmaznak, és a Google Fordító vagy különféle mesterséges intelligencia eszközök segítségével fordítanak. A mesterséges intelligencia (MI) természetes módon képes egyik nyelvről a másikra fordítani. A Glob-el esetében a kínai kollégáim sokkal jobban írnak, mint én a mesterséges intelligencia segítségével, sőt, a mesterséges intelligencia még az írás hangvételét is képes utánozni – egészen elképesztő.

A hallgatás és a beszéd azonban továbbra is problémát jelenthet. Ezért a kommunikáció leggyakrabban ott bukik meg,valós idejű kommunikáció—személyesen, videohívások (pl. Teams-megbeszélések) és telefonhívások.

• Személyes kommunikációáltalában könnyebb. Van testbeszéded, rámutathatsz a rajzokra, lelassíthatsz, észreveheted, ha valaki bizonytalannak tűnik bizonyos pontokban, és kicsit bővebben elmagyarázhatod.

• Videohívásoknehezebbek. A csapatmegbeszélések meglehetősen gyakoriak lettek, és tudod, hogyan működnek a fizikai megbeszélésekhez képest. Sok apró félreértés észrevétlen marad a folyamat során, és felhalmozódhat, az emberek pedig elveszíthetik a fókuszt, így egyes részletek kimaradnak.

• Telefonhívásoka legnehezebbek. A tiszta hang túl sok jelet távolít el (tanulmányok szerint az információnak csak 7%-a jut kifejezésre nyelven keresztül). Ha a témád összetett, pl. specifikációk áttekintése, egy telefonhívás kockázatos lehet.

Szinte az összes kínai Glob-el kollégám nagyon jól bánik az e-mailekkel; némelyikük idegessé válhat, ha Teams-értekezletekről van szó, és csak a legtapasztaltabbak tudnak úrrá lenni a telefonhívásokon.

Mindig kihívást jelent, amikor egy új ügyfél és egy új beszállító összetett projektekről kezd el Teams-megbeszéléseken keresztül beszélni. Olyan ez, mint a házasság; időbe telik, mire kialakul a csapatkémia, ráadásul a bizalom szintje általában alacsony az elején, ami még nehezebbé teszi a dolgokat. Elég sok olyan eset van, amikor a dolgok elakadnak a Teams miatt, aztán mérnököket küldünk személyes találkozókra az ügyfelekkel, és minden gyorsan megoldódik, mint valami csoda.

De vannak olyan projektek, amelyek akkor is rosszul sülnek el, ha a nyelv rendben van. Ez elvezet minket a második problémához.

2. Kultúra és értékek: a rejtett akadályok

Angolul az emberek néha azt mondják, hogy „nem ugyanazt a nyelvet beszéljük”. Ez elég vicces, mert általában, amikor az emberek ezt mondják, gyakorlatilag ugyanazt az (angol) nyelvet beszélik. Értékekről van szó, és az értékek nagyon összefüggenek a kultúrával. Amikor európai csapatok kínai beszállítókkal dolgoznak, a különbség elég nagy lehet ahhoz, hogy valódi kulturális sokkot okozzon.

A kínai oldal megértéséhez egy dolgot érdemes megjegyezni: a kínai üzleti kultúra nem egyetlen rétegből áll, és a legmélyebb réteg még mindig...Konfuciánus kultúra, egyszerűen azért, mert körülbelül kétezer éven át formálta a társadalmat. Az elmúlt évtizedekben további rétegek is megjelentek: kommunizmus, szabad piacgazdaság, globalizáció stb.

A három legnagyobb nehézség az „igen, igen, igen” kultúra, a „megfelelőtlenség” kultúra és a „sebesség” kultúra lehet.

Az „Igen, igen, igen” kultúra

Ez a leggyakoribb. Sok kínai kontextusban a közvetlen „nem” kimondása udvariatlan, vagy akár tiszteletlen. Tehát az „igen” nem mindig jelent beleegyezést. Jelentheti'Hallom, amit mondasz.'Jelentheti'Megpróbálom.'Jelentheti„Ne blokkoljuk most a beszélgetést.”

Egy megbízhatóbb megközelítés az,ne tegyél fel igen/nem kérdéseketfő megerősítési módszerként. Ehelyett kérd meg őket, hogy saját szavaikkal magyarázzák el a követelményt. Kérdezd meg, hogy szerintük mit gondolnak a következő lépésekről. Kérdezd meg, hogy mit fognak tenni, és mikorra.

„Elveszíteni az arcot (面子)” – A nyilvános szégyen ára

Az emberek gyakran mondják, hogy „a kínaiakat érdekli az arc (面子).” Ez teljesen igaz, de az arc nem a fizikai arc, hanem az, hogy „mások tiszteljék őket”, különösen nyilvánosan.

A működési jelentés egyszerű:Ne hozzunk zavarba kínai embereket nyilvánosan.

Ha egy megbeszélésen – különösen kollégák vagy a főnöke előtt – nagyon nyíltan kihívsz valakit, könnyen félreértésekhez vezethet. Lehet, hogy nem veszed észre azonnal a konfliktust. Sőt, udvarias egyetértést tapasztalhatsz. Később azonban kevesebb nyíltságot, kevesebb őszinteséget és több biztonságos választ kaphatsz.

Tehát, ha a célod valódi információk megszerzése – valódi korlátok, valódi kétségek, valódi kockázatok –, a nyilvános konfrontáció általában a rossz eszköz. Ehelyett, ha lehetséges, négyszemközt kérdezz. Ezért a „Megértetted?” kérdés gyakran gyenge. Udvarias „igent” vált ki, még akkor is, ha a megértés hiányos.

„Sebesség, sebesség, sebesség” kultúra

Talán hallottál már Teng Csin elnök híres mondásáról: „Az idő pénz, a hatékonyság élet”. Ez mélyen a kínaiak vérébe gyökerezett, és a kínaiak gyakran valóban értékelik a hatékonyságot. Sok környezetben azonban a hatékonyságot gyorsaságként értelmezik: gyorsan dönts, gyorsan végrehajt, gyorsan teljesít.

Az európai ügyfelek számára a helyzet a következőképpen nézhet ki: a kínai beszállító gyors, reagálóképes, energikus, de a teljesítmény nem az, amire számítottál.A sebesség felülírja a minőséget, aminek fordítva kellene lennie – a „hatékonyság” szónak csak akkor van értelme, ha a minőség megfelelő.

Ez nem oldódik meg azzal, hogy azt mondjuk az embereknek, hogy „lassítsanak”. Ez ritkán működik. A gyakorlati megoldás az, hogykapukat adj hozzá egyértelmű kritériumokkal(rajzok, prototípusok, műszaki minták, végső minták stb.), és győződjön meg róla, hogy valóban megértették és ellenőrzik azokat, mielőtt elküldenék Önnek. Ha ezt megteszi, a gyorsaság előnyt jelent a kockázat helyett.

A megfelelő egyensúly megtalálása

Ha a nyelvi készségekkel van a gond, különböző eszközök segíthetnek, és ezek folyamatosan fejlődni fognak. Ha a kultúrával és az értékekkel van a gond, akkor azok nem változnak meg gyorsan. Úgy tervezed meg a folyamatokat, hogy ne ártsanak a projektnek.

És végül van egy sokkal egyszerűbb módja is:olyan kínai beszállítókkal kell dolgozni, akik már hozzászoktak az európai ügyfelekhez.Értik mind a nyugati, mind a kínai kultúrát, tudják, hol mehet félre a dolog, és jó tapasztalattal rendelkeznek abban, hogyan lehet ezt működőképessé tenni. Kiválasztják a megfelelő embereket és betanítják őket, így a kommunikáció nem jelent problémát.