Πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με Κινέζους προμηθευτές; (Μια ευρωπαϊκή προοπτική)

Νομίζεις ότι σε καταλαβαίνουν, δεν τίθενται ερωτήσεις, ακούς πολλά «ναι», κλείνεις τη συνάντηση με πολλές καλές ελπίδες. Δύο εβδομάδες αργότερα, ακούς κάτι που δεν είναι αυτό που νομίζατε ότι είχατε συμφωνήσει. Νιώθεις μπερδεμένος, ξεκινάς μια νέα συνάντηση, αφιερώνεις χρόνο για να διευκρινίσεις, να διορθώσεις και να επανεξετάσεις, πάλι δεν τίθενται ερωτήσεις, και ακούς πολλά «ναι» τη δεύτερη φορά, κλείνεις τη συνάντηση και ελπίζεις για το καλύτερο. Θα υπάρξει και τρίτη φορά; Μπορεί να υπάρξει.

Είναι η αγγλική γλώσσα το πρόβλημα; Μερικές φορές αυτό είναι σωστό. Αλλά πολύ συχνά, αυτή δεν είναι η βασική αιτία.

Από την προσωπική μου εμπειρία, τα προβλήματα επικοινωνιακής αποτελεσματικότητας θα μπορούσαν να οφείλονται σε τρεις λόγους. Ο ένας είναι η κατανόηση της ίδιας της επιχείρησης, και αυτή η ανάρτηση δεν προορίζεται για αυτό το πρόβλημα. Ο δεύτερος είναι οι γλωσσικές δεξιότητες. Ο τρίτος είναι τι κρύβεται πίσω από τη γλώσσα:πολιτισμός και αξίες.

1. Γλωσσικές Δεξιότητες: Από τα Ηλεκτρονικά Ταχυδρομεία έως τις Τηλεφωνικές Κλήσεις

Οι γλωσσικές δεξιότητες έχουν τέσσερις πτυχές: Ακρόαση, ομιλία, ανάγνωση, γραφή.

Χάρη στις σύγχρονες τεχνολογίες, η ανάγνωση και η γραφή, δηλαδή τα email, δεν αποτελούν πλέον πρόβλημα σήμερα. Οι Κινέζοι προμηθευτές συχνά συντάσσουν κείμενα στα κινέζικα και μεταφράζουν χρησιμοποιώντας το Google Translate ή διάφορα εργαλεία Τεχνητής Νοημοσύνης. Η Τεχνητή Νοημοσύνη (Large Language Models - Μεγάλα Γλωσσικά Μοντέλα) είναι φυσικά επιδέξια στη μετάφραση μιας γλώσσας σε μια άλλη. Στην περίπτωση της Glob-el, οι Κινέζοι συνάδελφοί μου γράφουν πολύ καλύτερα από εμένα με τη βοήθεια της Τεχνητής Νοημοσύνης, και η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί ακόμη και να μιμηθεί τον τόνο της γραφής σας - κάτι που είναι εκπληκτικό.

Ωστόσο, η ακρόαση και η ομιλία μπορεί να εξακολουθούν να αποτελούν πρόβλημα. Επομένως, το σημείο όπου η επικοινωνία αποτυγχάνει συχνότερα είναιεπικοινωνία σε πραγματικό χρόνο—πρόσωπο με πρόσωπο, βιντεοκλήσεις (π.χ., συνάντηση ομάδων) και τηλεφωνικές κλήσεις.

• Επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωποείναι συνήθως πιο εύκολο. Έχεις τη γλώσσα του σώματος, μπορείς να δείχνεις σχέδια, μπορείς να επιβραδύνεις, μπορείς να δεις αν κάποιος φαίνεται αβέβαιος για ορισμένα σημεία και να εξηγήσεις λίγο περισσότερο.

• Βιντεοκλήσειςείναι πιο δύσκολες. Οι ομαδικές συναντήσεις έχουν γίνει αρκετά συνηθισμένες και ξέρετε πώς λειτουργούν σε σύγκριση με τις φυσικές συναντήσεις. Πολλές μικρές παρεξηγήσεις περνούν απαρατήρητες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και μπορούν να συσσωρευτούν, με αποτέλεσμα οι άνθρωποι να χάνουν την εστίασή τους, με αποτέλεσμα να παραβλέπονται ορισμένες λεπτομέρειες.

• Τηλεφωνικές κλήσειςείναι τα πιο δύσκολα. Ο καθαρός ήχος αφαιρεί πάρα πολλά σήματα (σύμφωνα με μελέτες, μόνο το 7% των πληροφοριών εκφράζεται μέσω της ίδιας της γλώσσας). Εάν το θέμα σας είναι περίπλοκο, π.χ. η εξέταση προδιαγραφών, ένα τηλεφώνημα μπορεί να είναι επικίνδυνο.

Σχεδόν όλοι οι Κινέζοι συνάδελφοί μου από όλο τον κόσμο τα καταφέρνουν πολύ καλά με τα email. Μερικοί από αυτούς μπορεί να νιώθουν νευρικοί όταν πρόκειται για συσκέψεις στο Teams, και μόνο οι πιο έμπειροι μπορούν να χειριστούν τις τηλεφωνικές κλήσεις.

Είναι πάντα δύσκολο όταν ένας νέος πελάτης και ένας νέος προμηθευτής αρχίζουν να συζητούν για πολύπλοκα έργα μέσω μιας συνάντησης στο Teams. Είναι σαν γάμος. Χρειάζεται χρόνος για να χτιστεί η χημεία της ομάδας, ενώ το επίπεδο εμπιστοσύνης είναι συνήθως χαμηλό στην αρχή, γεγονός που κάνει τα πράγματα ακόμη πιο δύσκολα. Υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις που τα πράγματα κολλάνε στο Teams, μετά στέλνουμε μηχανικούς για να πραγματοποιήσουν φυσικές συναντήσεις με τους πελάτες και όλα λύνονται γρήγορα, σαν από θαύμα.

Αλλά ορισμένα έργα εξακολουθούν να πηγαίνουν στραβά ακόμα και όταν η γλώσσα είναι καλή. Αυτό μας φέρνει στο δεύτερο ζήτημα.

2. Πολιτισμός και Αξίες: Τα Κρυμμένα Εμπόδια

Στα αγγλικά, οι άνθρωποι μερικές φορές λένε «δεν μιλάμε την ίδια γλώσσα». Αυτό είναι αρκετά αστείο, επειδή συνήθως όταν οι άνθρωποι το λένε αυτό, ουσιαστικά μιλάνε την ίδια (αγγλική) γλώσσα. Πρόκειται για αξίες, και οι αξίες συνδέονται στενά με τον πολιτισμό. Όταν οι ευρωπαϊκές ομάδες συνεργάζονται με Κινέζους προμηθευτές, η διαφορά μπορεί να είναι αρκετά μεγάλη ώστε να δημιουργήσει πραγματικό πολιτισμικό σοκ.

Για να κατανοήσουμε την κινεζική πλευρά, βοηθάει να θυμόμαστε ένα πράγμα: η κινεζική επιχειρηματική κουλτούρα δεν αποτελείται από ένα μόνο στρώμα και το βαθύτερο στρώμα είναι ακόμα...Κομφουκιανικός πολιτισμός, απλώς επειδή διαμόρφωσε την κοινωνία για περίπου δύο χιλιάδες χρόνια. Τις τελευταίες δεκαετίες, υπάρχουν και επιπλέον επίπεδα: κομμουνισμός, οικονομία της ελεύθερης αγοράς, παγκοσμιοποίηση κ.λπ.

Τρεις μεγαλύτερες δυσκολίες μπορεί να είναι η κουλτούρα του «Ναι, ναι, ναι», η κουλτούρα της «απαξίωσης» και η κουλτούρα της «ταχύτητας».

Η κουλτούρα του «Ναι, ναι, ναι»

Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη. Σε πολλά κινεζικά συμφραζόμενα, το να πει κανείς ευθέως «όχι» είναι αγενές ή ακόμα και ασεβές. Έτσι, το «ναι» δεν σημαίνει πάντα συμφωνία. Μπορεί να σημαίνει«Σε ακούω.»Μπορεί να σημαίνει«Θα προσπαθήσω.»Μπορεί να σημαίνει«Ας μην εμποδίσουμε τη συζήτηση τώρα.»

Μια πιο αξιόπιστη προσέγγιση είναι νασταμάτα να κάνεις ερωτήσεις ναι/όχιως κύρια μέθοδο επιβεβαίωσης. Αντ' αυτού, ζητήστε τους να εξηγήσουν την απαίτηση με δικά τους λόγια. Ρωτήστε τους ποια πιστεύουν ότι είναι τα επόμενα βήματα. Ρωτήστε τους τι θα κάνουν, μέχρι πότε.

«Χάσε το Πρόσωπό σου» - Το Κόστος της Δημόσιας Ντροπής

Συχνά λένε «Οι Κινέζοι νοιάζονται για το πρόσωπο (面子).» Αυτό είναι αλήθεια, αλλά το πρόσωπο δεν είναι το φυσικό πρόσωπο, αλλά «το να τυγχάνει σεβασμού από τους άλλους», ειδικά δημόσια.

Η λειτουργική σημασία είναι απλή:Μην ντρέπετε τους Κινέζους δημόσια.

Αν αμφισβητήσετε κάποιον πολύ ευθέως σε μια συνάντηση —ειδικά μπροστά σε συναδέλφους ή μπροστά στον διευθυντή του— μπορείτε να δημιουργήσετε μια στιγμή «χαζού φατσούλας». Μπορεί να μην δείτε αμέσως μια σύγκρουση. Στην πραγματικότητα, μπορεί να δείτε ευγενική συμφωνία. Αλλά αργότερα μπορεί να δείτε λιγότερη ανοιχτότητα, λιγότερη ειλικρίνεια και πιο ασφαλείς απαντήσεις.

Έτσι, αν ο στόχος σας είναι να λάβετε πραγματικές πληροφορίες — πραγματικούς περιορισμούς, πραγματικές αμφιβολίες, πραγματικούς κινδύνους — η δημόσια αντιπαράθεση είναι συνήθως λάθος εργαλείο. Αντ' αυτού, ρωτήστε κατ' ιδίαν όποτε είναι δυνατόν. Γι' αυτό το «Καταλαβαίνετε;» είναι συχνά μια αδύναμη ερώτηση. Προκαλεί ένα ευγενικό «ναι», ακόμα και όταν η κατανόηση είναι ελλιπής.

Πολιτισμός «Ταχύτητα, Ταχύτητα, Ταχύτητα»

Μπορεί να έχετε ακούσει για την περίφημη φράση «Ο χρόνος είναι χρήμα, η αποτελεσματικότητα είναι ζωή» του Προέδρου Ντενγκ. Αυτή η φράση έχει βαθιά ριζώσει στο αίμα των Κινέζων και οι Κινέζοι συχνά εκτιμούν πραγματικά την αποτελεσματικότητα. Αλλά σε πολλά περιβάλλοντα, η αποτελεσματικότητα ερμηνεύεται ως ταχύτητα: αποφασίζεις γρήγορα, εκτελείς γρήγορα, παραδίδεις γρήγορα.

Για τους Ευρωπαίους πελάτες, το μοτίβο μπορεί να μοιάζει με αυτό: ο Κινέζος προμηθευτής είναι γρήγορος, ανταποκρίνεται άμεσα, είναι ενεργητικός, αλλά η απόδοση δεν είναι αυτή που περιμένατε.Η ταχύτητα υπερισχύει της ποιότητας, κάτι που θα έπρεπε να ισχύει αντίστροφα—η λέξη «αποτελεσματικότητα» έχει νόημα μόνο όταν η ποιότητα είναι σωστή.

Αυτό δεν λύνεται λέγοντας στους ανθρώπους να «ηρεμήσουν». Αυτό σπάνια λειτουργεί. Η πρακτική λύση είναι ναπροσθήκη πυλών με σαφή κριτήρια(σχέδια, πρωτότυπα, μηχανολογικά δείγματα, τελικά δείγματα, κ.λπ.), και βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά κατανοητά και ελεγμένα από αυτούς πριν σας τα στείλουν. Όταν το κάνετε αυτό, η ταχύτητα γίνεται πλεονέκτημα αντί για κίνδυνο.

Βρίσκοντας τη σωστή ισορροπία

Αν το πρόβλημα αφορά τις γλωσσικές δεξιότητες, διαφορετικά εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν και θα συνεχίσουν να βελτιώνονται. Αν το πρόβλημα αφορά τον πολιτισμό και τις αξίες, δεν αλλάζουν γρήγορα. Σχεδιάζετε τις διαδικασίες έτσι ώστε να μην βλάπτουν το έργο.

Και τελικά, υπάρχει ένας πολύ πιο απλός τρόπος:συνεργαστείτε με Κινέζους προμηθευτές που είναι ήδη εξοικειωμένοι με Ευρωπαίους πελάτες.Κατανοούν τόσο τη δυτική όσο και την κινεζική κουλτούρα, γνωρίζουν πού μπορεί να πάνε τα πράγματα στραβά και έχουν καλή εμπειρία στο πώς να το κάνουν να λειτουργήσει. Επιλέγουν τους κατάλληλους ανθρώπους και τους εκπαιδεύουν, ώστε να μην αισθάνεσαι την επικοινωνία ως πρόβλημα.